Nộp bài báo lên tạp chí khoa học bằng cách nào?

Trả lời trực tiếp: Nộp bài là một chuỗi công đoạn chứ không phải một thao tác đơn lẻ. Bạn chọn tạp chí mục tiêu, định dạng bản thảo theo hướng dẫn tác giả, chuẩn bị các tệp đi kèm như trang tiêu đề, cover letter, hình và bản khai, nộp qua hệ thống toà soạn trực tuyến, rồi trả lời quyết định của biên tập viên, với tác giả liên hệ điều phối mọi chặng.

International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE, n.d.-a) định nghĩa tác giả liên hệ (corresponding author) là người chịu trách nhiệm liên lạc với tạp chí xuyên suốt từ lúc nộp, qua vòng phản biện, tới khi công bố, đồng thời chịu trách nhiệm hoàn tất mọi yêu cầu hành chính. Springer Nature (n.d.) mô tả cùng một dòng chảy như vậy, gồm chọn tạp chí, làm theo hướng dẫn của tạp chí đó, nộp tệp qua hệ thống toà soạn và theo dõi kết quả.

Một nghiên cứu sinh được cố vấn MAAS đồng hành từng coi việc nộp bài là một đầu việc duy nhất và định tải bản thảo lên ngay. Khi cố vấn cùng chị vẽ ra chuỗi công đoạn bên dưới, hai bên phát hiện hồ sơ còn thiếu bốn thứ, gồm trang tiêu đề, bản khai về khả năng tiếp cận dữ liệu (data availability statement), dòng khai về đạo đức nghiên cứu và cover letter.

Quy trình có sáu chặng có thể đoán trước:

Trả lời trực tiếp: Hãy chọn một tạp chí có phạm vi, nhóm độc giả và danh mục chỉ mục khớp với bài của bạn, và làm việc đó trước khi định dạng bất kỳ dòng nào. Kiểm tra tạp chí có nằm trong cơ sở dữ liệu mà trường bạn công nhận, như Scopus hoặc Web of Science, có tên trong các danh mục đáng tin, và không mang dấu hiệu của tạp chí săn mồi hay không.

ICMJE (n.d.-a) nêu rằng tác giả phải tự đánh giá tính liêm chính, lịch sử và uy tín của tạp chí mình định nộp, và tránh những tạp chí săn mồi (predatory journals) vốn đăng gần như mọi thứ miễn là tác giả trả phí. Directory of Open Access Journals (DOAJ) là một công cụ kiểm tra, bên cạnh việc tra danh mục chỉ mục và tra xem tạp chí có phải thành viên của Committee on Publication Ethics (COPE) hay không. Một bài mạnh gửi nhầm tạp chí thì vẫn bị từ chối, nên thời gian bỏ ra ở chặng này thường tiết kiệm được nhiều tháng về sau. Bài chọn đúng tạp chí Scopus cho bài báo và bài tránh tạp chí săn mồi đi sâu hơn vào hai việc này.

Một khách hàng của MAAS trong ngành y tế công cộng có một bài mang giá trị rõ ràng cho khu vực, nhưng lại nhắm vào một tạp chí toàn cầu chỉ nhận những phát hiện có tầm quan tâm rộng. Sau khi cố vấn phân tích mức khớp, chị chuyển mục tiêu sang một tạp chí khu vực thuộc chỉ mục Scopus, và lần này bài vào được vòng phản biện thay vì bị từ chối tại bàn.

Trả lời trực tiếp: Phần lớn tạp chí thường yêu cầu tệp bản thảo, trang tiêu đề riêng, cover letter, hình đạt chất lượng in, và các bản khai về đạo đức, xung đột lợi ích, đóng góp tác giả cùng dữ liệu. Danh sách chính xác nằm trong hướng dẫn tác giả và có thể khác nhau tuỳ tạp chí, nên bám sát danh sách đó thường là cách rẻ nhất để tránh bị từ chối tại bàn.

ICMJE (n.d.-b) quy định trang tiêu đề mang tên bài, thông tin tác giả, các tuyên bố miễn trừ, nguồn tài trợ và số từ, đồng thời bài nộp thường cần một bản xác nhận rằng toàn bộ tác giả đã duyệt bản thảo. Dantas-Torres (2022) xếp phần phương pháp trình bày thiếu, bản khai dữ liệu vắng mặt và phê duyệt đạo đức chưa hoàn tất vào nhóm lý do hàng đầu khiến bản thảo bị từ chối mà không qua phản biện.

Một nhóm tác giả được MAAS đồng hành từng ghi trong bài câu "dữ liệu sẽ được cung cấp khi có yêu cầu" (data available on request). Cố vấn lưu ý rằng nhiều tạp chí hiện không còn chấp nhận cách diễn đạt này, rồi hướng dẫn nhóm tự nộp bộ dữ liệu lên một kho lưu trữ công khai và ghi mã truy cập (accession number) vào bài.

Một bộ hồ sơ điển hình gồm bản thảo nằm trong giới hạn số từ và số tài liệu tham khảo của tạp chí, một trang tiêu đề riêng ghi tác giả, đơn vị công tác, mã ORCID và nguồn tài trợ, cover letter, hình ở độ phân giải 300 dpi, cùng các bản khai về đạo đức nghiên cứu, xung đột lợi ích, đóng góp và dữ liệu, mỗi bản được viết theo đúng yêu cầu của tạp chí đó.

Trả lời trực tiếp: Hãy giữ cover letter trong một trang và viết riêng cho đúng tạp chí. Xưng hô với biên tập viên phụ trách, gọi đúng tên tạp chí, nêu nghiên cứu tìm ra điều gì và vì sao độc giả của tạp chí sẽ quan tâm, rồi xác nhận công trình là nguyên bản và không đang được xét ở nơi khác. Lá thư này chính là lập luận của bạn cho việc bài thuộc về tạp chí này.

Elsevier (n.d.) khuyên tác giả nêu rõ ý nghĩa của nghiên cứu, cho thấy nghiên cứu khớp với phạm vi tạp chí ra sao, và xác nhận bản thảo chưa được công bố hay đang được xét ở nơi khác, cùng việc toàn bộ tác giả đã duyệt. Nhà xuất bản này cũng giải thích vì sao lá thư đáng được đầu tư công sức: "A cover letter is often the first thing an editor reads when reviewing your submission" (Elsevier, n.d.). Springer Nature (n.d.) khuyến nghị một lá thư gọn, viết riêng cho từng tạp chí và không dài quá một trang. Bài viết cover letter gửi journal có mẫu chi tiết hơn cho từng đoạn.

Một khách hàng của MAAS từng dùng lại một lá thư cho ba tạp chí và chỉ đổi mỗi tên bài. Theo góp ý của cố vấn, chị tự viết lại thư cho đúng tạp chí đang nhắm, gồm hai câu về khoảng trống mà nghiên cứu lấp vào, một câu về lý do độc giả của tạp chí đó cần kết quả này, cộng phần xác nhận tính nguyên bản.

Trả lời trực tiếp: Bản thảo bước vào dây chuyền của toà soạn. Nhân viên toà soạn thường kiểm tra trước xem hồ sơ đã đủ và có đúng phạm vi hay chưa, sau đó một biên tập viên quyết định từ chối ngay tại bàn hay gửi đi phản biện. Người phản biện đánh giá độ chặt chẽ và tính mới, rồi biên tập viên ra quyết định cuối, thường là chấp nhận, chỉnh sửa nhỏ, chỉnh sửa lớn hoặc từ chối.

Dantas-Torres (2022), viết với tư cách tổng biên tập của Parasites & Vectors, cho biết tỷ lệ từ chối trước vòng phản biện ở tạp chí của ông là 39%, và dẫn con số 78% bản thảo nhận được trong năm 2017 mà JAMA Internal Medicine công bố. Hai con số này cho thấy chặng kiểm tra tại bàn lọc bớt nhiều tới mức nào trước khi vòng phản biện bắt đầu. ICMJE (n.d.-a) mô tả phản biện là phần đánh giá phê phán diễn ra sau bước sàng lọc đó. Nếu muốn biết mỗi chặng thường kéo dài bao lâu, bài vòng phản biện của tạp chí Scopus mất bao lâu có phân tích riêng.

Một tác giả được MAAS đồng hành từng hoảng lên khi trạng thái bài đứng yên ở mục "with editor" suốt ba tuần. Cố vấn giải thích hai chặng kiểm tra tại bàn và tìm người phản biện, rồi khuyên chị chờ thêm, và bài chuyển sang vòng phản biện ở tuần thứ tư.

Quyết định bạn nhận được sẽ rơi vào một trong bốn nhóm sau:

Trả lời trực tiếp: Phần lớn những lần bị từ chối sớm có thể tránh được và thường chẳng liên quan tới chất lượng khoa học. Bài bị từ chối tại bàn vì lệch phạm vi, chỉ mang tính địa phương, thiếu tính mới, trình bày thiếu phương pháp hay đạo đức nghiên cứu, định dạng cẩu thả, hoặc tiếng Anh khó hiểu. Xử lý những điểm này trước khi nộp giúp khả năng vào được vòng phản biện tăng lên rõ rệt.

Dantas-Torres (2022) liệt kê mười nguyên nhân từ chối tại bàn lặp đi lặp lại, gồm lệch phạm vi, chỉ mang tính địa phương, không có tính mới, thiết kế nghiên cứu chưa phù hợp, mô tả phương pháp thiếu chi tiết, vấn đề về dữ liệu, vấn đề đạo đức, trình bày kém, tiếng Anh kém và đạo văn. Simera và cộng sự (2010), trên BMC Medicine, cho thấy báo cáo minh bạch theo các hướng dẫn chuẩn làm tăng độ tin cậy và mức ảnh hưởng của nghiên cứu, và bám theo những hướng dẫn báo cáo (reporting guidelines) do EQUATOR Network tập hợp giúp bản thảo vượt qua khâu sàng lọc của toà soạn. Bài desk rejection là gì và tránh nó bằng cách nào phân tích kỹ từng nguyên nhân.

Một khách hàng của MAAS viết phần khoa học rất chắc nhưng tiếng Anh khó theo, và hai tạp chí đã từ chối bài mà không gửi đi phản biện. Cố vấn chỉ ra những chỗ lập luận bị đứt và những câu khó hiểu, còn chị tự dựng lại bố cục và sửa câu chữ, giữ trọn quyền tác giả, và lần nộp kế tiếp vào được vòng phản biện.

Những nguyên nhân từ chối tại bàn hay gặp nhất, kèm cách xử lý:

Trả lời trực tiếp: Hãy đọc mọi quyết định như một nguồn thông tin chứ không phải một bản án. Chỉnh sửa nhỏ và chỉnh sửa lớn thường là lời mời cải thiện bài, nên bạn trả lời từng ý của người phản biện trong một lá thư lịch sự. Nếu bị từ chối, bạn có thể dùng góp ý để làm bài chắc hơn rồi nộp tạp chí khớp hơn, vì phần lớn bài báo đi tới công bố theo cách đó.

COPE (n.d.) đặt ra khung đạo đức mà biên tập viên và tác giả tuân theo trong các vòng chỉnh sửa và khiếu nại, trong đó nhấn mạnh việc trả lời trung thực và có ghi chép. ICMJE (n.d.-a) nhắc rằng tác giả không được nộp cùng một bản thảo tới hai tạp chí một lúc, nên khi bài đã thật sự bị từ chối thì bạn được tự do nộp nơi khác. Khi nhận quyết định chỉnh sửa lớn, bài trả lời quyết định major revision hướng dẫn cách lập kế hoạch cho cả vòng sửa.

Một nhà nghiên cứu được MAAS đồng hành từng nhận thư từ chối và nghĩ rằng cả dự án đã hỏng. Cố vấn cùng chị đọc lại các nhận xét, chỉ ra ba điểm yếu có thể sửa, gợi ý một tạp chí Q2 khớp hơn với bài, rồi hướng dẫn chị chuẩn bị lần nộp lại, và bài được chấp nhận sau một vòng chỉnh sửa nhỏ.