Cách tránh desk rejection: biên tập viên kiểm tra những gì?

Trả lời thẳng: Biên tập viên của một tạp chí đông bài thường quyết định có gửi bản thảo đi phản biện hay không dựa trên abstract và hướng dẫn tác giả của tạp chí. Nếu đọc như một quy trình sàng lọc, thứ tự là độ khớp chủ đề, việc tuân thủ hướng dẫn, câu hỏi và thiết kế nghiên cứu rõ ràng, văn bản dễ đọc, rồi kiểm tra liêm chính. Một điểm yếu ở bất kỳ bước nào cũng có thể chấm dứt vòng đọc.

Hãy hình dung biên tập viên của một tạp chí nhận nhiều bản thảo hơn số phản biện có thể xử lý. Jawaid và Jawaid (2019), tổng biên tập và một biên tập viên phó của Pakistan Journal of Medical Sciences, cho biết tạp chí của họ kiểm tra bài mới trong vòng hai tuần và đôi khi trong vòng mười ngày. Hai tác giả viết rằng "We take the decision after reading the abstract most often and after going through the full manuscript in a few selected cases" (Jawaid & Jawaid, 2019, tr. 1). Tạp chí khác làm việc theo cách khác, vì vậy thứ tự dưới đây là cách MAAS đọc bằng chứng đã công bố chứ không phải một quy trình chuẩn.

1. Độ khớp chủ đề. Meyer và cộng sự (2018) ghi nhận "unimportant or irrelevant topic to the journal's mission" ở 137 trong 369 lần từ chối sớm, tức 37%.
2. Hướng dẫn tác giả. Garg và cộng sự (2015) liệt kê việc tác giả không tuân thủ hướng dẫn trong các lý do từ chối, ở mức 17,8%.
3. Câu hỏi và thiết kế. Meyer và cộng sự (2018) thấy câu hỏi hoặc thiết kế nghiên cứu kém hiệu quả ở 338 trong 369 bản thảo, tức 92%.
4. Khả năng đọc. Văn bản khó theo dõi xuất hiện ở 89 trong 369 nhận xét, tức 24%, theo Meyer và cộng sự (2018).
5. Liêm chính. Vấn đề về hành vi khoa học xuất hiện ở 20 trong 369 nhận xét, tức 5%, theo Meyer và cộng sự (2018).

Năm bước kiểm tra này tương ứng với năm phần phía sau, nên bạn có thể đi qua chúng đúng thứ tự đó trước khi nộp bài, và đó là cách tránh desk rejection ít tốn kém nhất.

Trả lời thẳng: Desk rejection là quyết định của biên tập viên từ chối bản thảo trước khi nó tới phản biện bên ngoài, còn bị từ chối sau bình duyệt đến sau khi có báo cáo bằng văn bản của phản biện. Biên tập viên còn gọi loại thứ nhất là sudden death rejection hay editor's triage. Loại thứ nhất xét độ khớp và cách trình bày, loại thứ hai xét chiều sâu của phần khoa học.

Jawaid và Jawaid (2019) liệt kê các tên mà biên tập viên dùng cho quyết định sớm này: desk rejection, sudden death rejection, immediate rejection, initial triage và editor's triage. Việc bị từ chối sau bình duyệt đến muộn hơn và dựa trên nhận xét bằng văn bản của phản biện. Bordage (2001) phân tích các nhận xét về 151 bản thảo gửi tới một hội nghị giáo dục y khoa và thấy mỗi phản biện đề nghị loại bài đã viết trung bình 8,1 lý do. Kết luận của ông tách phần bạn sửa được khỏi phần không sửa được: "other problems that the reviewers identified (ignoring the literature, designing poor studies, choosing inappropriate instruments, and writing poor manuscripts) are likely to be fatal flaws warranting rejection" (Bordage, 2001, tr. 889).

Hai loại quyết định đòi hỏi ở bạn hai việc khác nhau, nên cách phản ứng với mỗi loại cũng khác nhau.

Nguồn: Meyer và cộng sự (2018); Bordage (2001); Jawaid và Jawaid (2019).

Trả lời thẳng: Không có một tỷ lệ chung cho mọi tạp chí. Biên tập viên của một tạp chí y khoa cho biết 70 đến 80% bài nộp không được xử lý tiếp sau vòng sàng lọc ban đầu, trong khi một tạp chí khác từ chối 522 trong 902 bài đã có quyết định. Biên tập viên sàng lọc sớm vì số bài nộp vượt quá số phản biện sẵn có.

Jawaid và Jawaid (2019) viết rằng tỷ lệ bản thảo không được xử lý tiếp ở tạp chí của họ "varies from 70-80%", và họ giải thích lý do: "we have too many submissions as compared to the number we can handle due to human resource and financial constraints" (Jawaid & Jawaid, 2019, tr. 1). Hai tác giả cũng lưu ý rằng nhiều bài bị loại ở chặng này vẫn có chất lượng tốt. Garg và cộng sự (2015) phân tích 1.000 bài y khoa và nha khoa nộp liên tiếp cho Journal of Clinical and Diagnostic Research và từ chối 522 trong 902 bài đã có quyết định, tức 57,9%.

Xu hướng đi lên chỉ được nói rõ ở một nghiên cứu. Meyer và cộng sự (2018) xem xét 369 bản thảo nộp cho Academic Medicine từ tháng 12 năm 2014 đến tháng 12 năm 2015 và bị loại trước khi phản biện bên ngoài, và họ mở đầu bằng nhận xét rằng "Increasingly, manuscripts are rejected at this early stage" (Meyer et al., 2018, tr. 464). Wu và cộng sự (2024) phân tích hơn 5.000 bài giao thông vận tải bị từ chối và kiểm tra mối quan hệ giữa tỷ lệ trùng lặp, tỷ lệ nộp trùng và chủ đề với việc bị desk rejection.

Trả lời thẳng: Meyer và cộng sự (2018) mã hoá nhận xét của biên tập viên về 369 bản thảo bị loại trước phản biện bên ngoài và tìm ra chín lý do. Phổ biến nhất là câu hỏi hoặc thiết kế nghiên cứu kém hiệu quả (92%) và quy trình thu thập dữ liệu chưa tối ưu (49%). Mỗi bản thảo trung bình có từ ba lý do trở lên, nên sửa một điểm thường là chưa đủ.

Mẫu này đến từ một tạp chí giáo dục y khoa, vì vậy hãy đọc các tỷ lệ như một bản đồ về những gì biên tập viên để ý chứ không phải một dự báo cho ngành của bạn. Cột cuối là bước kiểm tra do MAAS gợi ý.

Nguồn: Meyer và cộng sự (2018), Academic Medicine, 93(3), 464-470; cột thứ ba do MAAS soạn.

Garg và cộng sự (2015) báo cáo một thứ hạng khác ở một ngành khác: tính chung chung của chủ đề ở mức 44,6%, tác giả không tuân thủ hướng dẫn ở mức 17,8%, vấn đề phương pháp ở mức 17,3% và đạo văn ở mức 11,1%. Hai tạp chí cho ra hai danh sách, nên hãy xem tạp chí bạn nhắm tới công bố những gì.

Trả lời thẳng: Hãy kiểm tra độ khớp trước mọi việc khác. Đọc aims and scope, rồi tìm các bài gần đây của chính tạp chí đó có chủ đề, phương pháp và đối tượng độc giả giống bài của bạn. Hướng dẫn của Elsevier đặt việc nằm ngoài phạm vi ở đầu danh sách lý do thường gặp, còn Meyer và cộng sự (2018) thấy chủ đề không liên quan tới sứ mệnh tạp chí ở 37% trường hợp.

van Vliet và Zhang (2023), viết cho Elsevier, nêu thẳng: "Common reasons for desk rejection (i.e., before external peer review) are usually related to the paper being out of scope" (van Vliet & Zhang, 2023). Meyer và cộng sự (2018, tr. 464) kết luận rằng "clear identification of a research question that is addressed by a well-designed study methodology on a topic aligned with the mission of the journal would address many of the problems that lead to rejection". Vì vậy độ khớp vừa là câu hỏi về chủ đề vừa là câu hỏi về cách bạn đặt vấn đề, và đây là thói quen đầu tiên cần tập nếu bạn muốn biết cách tránh desk rejection ở nhiều tạp chí.

Ba bước giúp việc kiểm tra cụ thể hơn:

1. Đọc trang aims and scope và ghi lại các loại bài mà tạp chí nhận.
2. Mở hai hoặc ba số gần nhất và tìm bài giống bài của bạn, nếu không tìm ra bài nào thì hãy coi tạp chí đó là đích nhắm đáng ngờ.
3. Tra Scopus hoặc danh mục tài liệu của bạn để tìm những tạp chí đã đăng các nguồn bạn trích, rồi giữ một danh sách từ ba đến năm tạp chí.

Bài hướng dẫn cách chọn tạp chí Scopus đi qua danh sách này từng bước, còn mục tạp chí học thuật giải thích vì sao các tạp chí khác nhau về phạm vi và độc giả.

Trả lời thẳng: Biên tập viên đánh giá việc tuân thủ và khả năng đọc rất nhanh, nên hướng dẫn bị bỏ qua và văn bản khó theo dõi đưa cho họ một lý do dễ dàng để dừng lại. Jawaid và Jawaid (2019) kể việc không theo hướng dẫn của tạp chí và tiếng Anh kém trong nhóm lý do thường gặp, còn nhận xét của biên tập viên trong mẫu Meyer và cộng sự (2018) cho thấy văn bản khó theo dõi ở 24%.

Jawaid và Jawaid (2019) đưa ra một danh sách rõ ràng về những gì biên tập viên của họ thấy: không theo hướng dẫn trên trang web tạp chí, bản thảo quá dài, tiếng Anh và ngữ pháp kém, thiếu phê duyệt đạo đức và thử nghiệm lâm sàng chưa đăng ký. Garg và cộng sự (2015) tính soạn thảo kém ở mức 6,70% số lý do được ghi nhận. Không điều nào trong số này nói gì về dữ liệu của bạn, vì thế đây là phần dễ nhất của cách tránh desk rejection.

Hãy dựng một danh mục kiểm từ hướng dẫn tác giả của tạp chí trước khi chốt tệp, rồi đánh dấu từng mục:

1. Giới hạn số từ và dạng abstract, kể cả việc abstract có cần cấu trúc hay không.
2. Thứ tự các phần, vì phần lớn tạp chí thực nghiệm kỳ vọng bố cục IMRaD gồm mở đầu, phương pháp, kết quả và thảo luận.
3. Kiểu trích dẫn, phần khai báo đạo đức, tài trợ và xung đột lợi ích.
4. Một lượt rà ngôn ngữ do người đọc thạo ngôn ngữ thực hiện, vì van Vliet và Zhang (2023) khuyên rằng khi lý do là ngôn ngữ thì "improving the language of your manuscript is vital for success in the next journal."

Vì biên tập viên đọc abstract trước, abstract phải nêu câu hỏi, phương pháp và phát hiện chính theo đúng thứ tự mà tạp chí mong đợi. Bài hướng dẫn cách viết abstract đi qua việc đó từng câu một.

Trả lời thẳng: Câu hỏi nghiên cứu có trọng lượng lớn nhất, vì trong mẫu 369 bản thảo bị loại sớm của Meyer và cộng sự (2018), vấn đề này xuất hiện ở 92% số bản. Trong dữ liệu phản biện của Bordage, các bản thảo được nhận đều được khen vì tầm quan trọng của vấn đề, nên hãy nêu câu hỏi và lý do nó quan trọng ngay những dòng đầu.

Bordage (2001) xem xét 28 bản thảo được các phản biện nhất trí đề nghị nhận và nêu các điểm mạnh chính: "The main strengths noted in accepted manuscripts were the importance or timeliness of the problem studies, excellence of writing, and soundness of study design" (Bordage, 2001, tr. 889). Meyer và cộng sự (2018) bổ sung rằng phần thảo luận hoặc kết luận yếu xuất hiện ở 139 trong 369 lần loại sớm, tức 37%. Cả hai phát hiện chỉ về cùng một thói quen: nói rõ nghiên cứu hỏi gì, đưa ra bằng chứng trả lời câu hỏi đó, và dừng phần kết luận ở đúng chỗ bằng chứng dừng.

Thư ngỏ là nơi bạn trình bày lập luận đó với biên tập viên trong vài dòng. Hãy gọi tên câu hỏi nghiên cứu, phát hiện chính và lý do độc giả của tạp chí cần biết nó, đồng thời tránh chép lại nguyên văn abstract. Bài hướng dẫn về thư ngỏ gửi tạp chí trình bày một cấu trúc bạn có thể điều chỉnh cho bài của mình.

Trả lời thẳng: Hãy coi đó là thông tin chỉ đường. Đọc kỹ lý do biên tập viên nêu, sửa những gì sửa được, chọn một tạp chí khớp hơn và nộp ở đó thay vì khiếu nại. Hướng dẫn của Elsevier nói phần lớn khiếu nại không thành công nếu không được mời, và nộp sang nơi khác thường là đường tốt hơn. Theo chuẩn mực của Committee on Publication Ethics, tạp chí yêu cầu bản thảo không được xem xét ở hai tạp chí cùng lúc, nên hãy chờ quyết định hoặc rút bài trước khi nộp lại.

Sơ đồ xử lý của Committee on Publication Ethics (2024) mô tả cách biên tập viên tạm dừng phản biện khi phát hiện một bản thảo đang nằm ở tạp chí khác. van Vliet và Zhang (2023) khuyên: "In most cases, you’re more likely to be successful by submitting your manuscript elsewhere." Hai tác giả gợi ý dùng Scopus để tìm tạp chí đã đăng nghiên cứu tương tự, công cụ JournalFinder của Elsevier, các tạp chí bạn đã trích dẫn, và đề nghị chuyển bài từ chính tạp chí vừa từ chối. Jawaid và Jawaid (2019) mô tả phía biên tập viên: khi chủ đề thú vị, tạp chí của họ đề nghị tác giả sửa các thiếu sót rồi nộp lại, đó là một lời mời chứ không phải một quyền.

Bốn việc cần làm, theo thứ tự:

1. Đọc lý do, và coi một tin nhắn ngắn là ghi chú chỉ đường chứ không phải phán quyết.
2. Sửa những gì sửa được, bắt đầu từ các điểm trong bảng ở trên, đây cũng là cốt lõi của cách tránh desk rejection cho lần sau.
3. Ghép bài với một tạp chí khớp hơn bằng bước kiểm tra phạm vi.
4. Nộp cho đúng một tạp chí đó, và toàn bộ lộ trình nằm trong bài hướng dẫn cách nộp bài cho tạp chí.