Desk reject là gì, và tránh nó bằng cách nào?

Trả lời trực tiếp: Desk rejection, còn gọi là editor triage, xảy ra khi biên tập phụ trách trả bài về trước khi gửi cho phản biện bên ngoài. Bị từ chối sau bình duyệt đến muộn hơn, khi phản biện đã đánh giá phần khoa học. Theo phân biệt của Bordage (2001), loại thứ nhất đến nhanh và xoay quanh độ phù hợp cùng cách trình bày, loại thứ hai đến chậm và xoay quanh chiều sâu công trình.

Bằng chứng: Jawaid và Jawaid (2019), trên Pakistan Journal of Medical Sciences, ghi nhận rằng biên tập ở các tạp chí nhận nhiều bài đều sàng mọi bản thảo trước, và từ chối một phần đáng kể dưới các tên gọi như desk rejection, sudden-death rejection hay editor's triage. Bordage (2001), trên Academic Medicine, cho thấy những phản đối ở tầng khoa học như thống kê, cỡ mẫu hay diễn giải quá tay chỉ lộ ra khi đã có phản biện tham gia.

Ví dụ: Một khách của MAAS nhận một lời từ chối dài đúng một đoạn, 2 ngày sau khi nộp cho một tạp chí Q2, và coi nó là một phán quyết về nghiên cứu của mình. Thực ra biên tập chỉ nêu chuyện lệch phạm vi, vì nghiên cứu hợp với một tạp chí lâm sàng chứ không hợp tạp chí phương pháp mà chị ấy chọn. Phần khoa học chưa hề bị đặt câu hỏi, chỉ có đích nhắm là sai.

Hai chặng này đòi hỏi ở tác giả những thứ rất khác nhau.

Trả lời trực tiếp: Ở các tạp chí chọn lọc và nhận nhiều bài, phần lớn các lần từ chối diễn ra ngay ở chặng sàng lọc, trước khi có phản biện nào được liên hệ. Theo cơ chế mà Jawaid và Jawaid (2019) mô tả, khâu sàng bảo vệ thời gian của phản biện, vì số bài nộp vượt xa số người đủ chuyên môn đọc chúng.

Bằng chứng: Jawaid và Jawaid (2019) cho biết các tạp chí có lượng nộp cao và chỉ số ảnh hưởng cao từ chối khoảng 70 tới 80% bản thảo sau vòng sàng lọc ban đầu. Wu và cộng sự (2024), trên Communications in Transportation Research, phân tích dữ liệu từ hơn 5.000 bài giao thông vận tải bị từ chối, và xác nhận rằng một tỷ lệ lớn bài nộp không bao giờ tới được vòng bình duyệt, còn quyết định ở chặng sàng chịu chi phối của những yếu tố đo được và tránh được chứ không phải bởi khẩu vị chủ quan của biên tập.

Ví dụ: Một nghiên cứu sinh người Việt được MAAS hướng dẫn tưởng rằng bị từ chối nhanh nghĩa là nghiên cứu yếu. Cố vấn của chị ấy đặt lại vấn đề rằng ở tạp chí chị ấy nhắm tới, cứ năm bài thì có bốn bài bị loại ngay ở chặng sàng, nên điều cần làm là chọn lại đích nhắm chứ không phải đi bảo vệ phần khoa học.

Trả lời trực tiếp: Phần lớn các lần desk rejection rơi vào năm lý do, gồm bài nằm ngoài phạm vi của tạp chí, ngôn ngữ hoặc cấu trúc khó theo dõi, bài nộp bỏ qua hướng dẫn dành cho tác giả, đóng góp thiếu tính mới rõ ràng, hoặc có dấu hiệu về đạo đức nghiên cứu như tỷ lệ trùng lặp cao. Biên tập thấy từng lý do đó mà không cần đọc hết phần kết quả.

Bằng chứng: Hướng dẫn biên tập của Geoderma liệt kê lệch phạm vi, vấn đề ngôn ngữ và cấu trúc, không tuân thủ hướng dẫn tác giả, tính mới yếu, và các vấn đề đạo đức là những nguyên nhân lặp đi lặp lại của desk rejection (Geoderma, n.d.). Van Vliet và Zhang (2023), viết cho Elsevier Connect, gọi tên đúng nhóm nguyên nhân này, rằng các lý do thường gặp của desk rejection "are usually related to the paper being out of scope; problems with the manuscript's language or structure; failure to adhere to the guide for authors; lack of perceived novelty or impact; and/or ethical issues" (van Vliet & Zhang, 2023). Wu và cộng sự (2024) bổ sung một ngưỡng đo được, là các bản thảo có tỷ lệ trùng lặp văn bản trên khoảng 15% thường bị từ chối mà không qua bình duyệt, còn bài nộp trùng lặp thì bị loại thẳng.

Ví dụ: Một cố vấn MAAS đọc bộ hồ sơ nộp bài của một khách và chỉ ra ba rủi ro desk rejection. Điểm trùng lặp gần 20% đến từ phần phương pháp chưa được diễn đạt lại, bài thiếu abstract có cấu trúc, và phần mở đầu không hề nêu khoảng trống nghiên cứu. Khách tự sửa cả ba trong một tuần, và bài không còn những lý do dễ khiến nó bị trả về ngay lập tức.

Trong năm lý do trên, độ phù hợp với tạp chí là điều khó tự đánh giá nhất khi bạn đang ở bên trong dự án của mình. Đây cũng là phần mà dịch vụ Cố vấn Công bố dành nhiều thời gian nhất, khi một cố vấn đã công bố ở hạng tạp chí bạn nhắm tới đọc bản thảo và góp ý xem những tạp chí nào có khả năng phù hợp thật sự với bài.

Bảng dưới đây ghép từng nguyên nhân với bước phòng ngừa cụ thể tương ứng.

Trả lời trực tiếp: Geoderma (n.d.) xếp lệch phạm vi là nguyên nhân hàng đầu của desk rejection, nên hãy xác nhận độ phù hợp trước cả khi viết thư ngỏ. Hãy đọc phần Aims and Scope, lướt 2 tới 3 số gần nhất tìm nghiên cứu tương đương, và kiểm chủ đề, phương pháp, nhóm độc giả. Không chỉ ra được bài gần đây nào giống bài mình thì nhiều khả năng đó là đích nhắm sai.

Bằng chứng: Geoderma nêu lệch khỏi phạm vi là lý do hàng đầu khiến biên tập từ chối bài trước khi bình duyệt (Geoderma, n.d.), còn Springer Nature khuyên kiểm Aims and Scope như bước đầu tiên khi chọn tạp chí (Springer Nature, n.d.). Jawaid và Jawaid (2019) ghi nhận nhiều tác giả bị từ chối đã không đọc phần phạm vi hay phần hướng dẫn trước khi nộp.

Ví dụ: Một khách của MAAS nhắm tới một tạp chí y khoa tổng quát hàng đầu, nhưng không tìm thấy nghiên cứu nào dùng phương pháp định tính giống mình trong các số gần đây. Cố vấn gợi ý chị ấy thu hẹp danh sách còn ba tạp chí Q2 chuyên ngành có đăng loại công trình đó. Chị ấy nộp cho tạp chí khớp nhất, vượt qua vòng sàng và vào tới bình duyệt đầy đủ, vẫn với bài cũ nhưng ở một nơi hợp hơn.

Trả lời trực tiếp: Biên tập đọc abstract và trang đầu trước tiên, nên tiếng Anh thiếu rõ ràng hay cấu trúc lộn xộn tạo ấn tượng xấu ngay. Bỏ qua hướng dẫn tác giả, như sai số từ, thiếu abstract có cấu trúc hay sai kiểu trích dẫn, cho thấy sự cẩu thả và trao cho biên tập một lý do dễ để từ chối. Jawaid và Jawaid (2019) xếp cả hai vào nhóm lỗi sàng lọc thường gặp.

Bằng chứng: Jawaid và Jawaid (2019) chỉ ra rằng các bản thảo cần viết lại hoàn toàn về tiếng Anh và ngữ pháp, cùng các bài nộp bỏ qua hướng dẫn tác giả, là những trường hợp trượt vòng sàng thường gặp. Geoderma (n.d.) cũng xếp ngôn ngữ, cấu trúc và chuyện không tuân thủ hướng dẫn tác giả vào nhóm nguyên nhân desk rejection hàng đầu. Cả hai loại lỗi này đều nằm trọn trong tầm kiểm soát của tác giả.

Ví dụ: Một nhà nghiên cứu không dùng tiếng Anh làm tiếng mẹ đẻ, được MAAS hướng dẫn, có dữ liệu mạnh nhưng abstract lại chôn phát hiện chính xuống dưới và vượt giới hạn số từ. Cố vấn chỉ ra hai chỗ đó và gợi ý mở abstract bằng chính kết quả. Chị ấy tự viết lại abstract, cắt cho vừa giới hạn, rà thêm một lượt cho rõ nghĩa, và bản nộp lại vào tới vòng bình duyệt mà không nhận nhận xét nào về cách viết.

Trả lời trực tiếp: Ngay cả một bài nhắm đúng tạp chí và trình bày chuẩn vẫn bị desk rejection nếu biên tập không nhanh chóng thấy được vì sao nó quan trọng. Hãy nêu thẳng tính mới và đóng góp trong abstract, trong phần mở đầu và trong một lá thư ngỏ ngắn, thay vì để biên tập tự suy ra. Geoderma (n.d.) khuyên thư ngỏ dài khoảng 1 trang, gọi tên khoảng trống và phát hiện chính.

Bằng chứng: Geoderma (n.d.) khuyên giữ thư ngỏ dưới 1 trang và nêu rõ mục tiêu cùng phát hiện chính của nghiên cứu, đồng thời xếp tính mới hoặc tác động yếu vào nhóm nguyên nhân desk rejection. Bordage (2001), trên Academic Medicine, tìm thấy tầm quan trọng và tính thời sự của vấn đề nghiên cứu nằm trong nhóm yếu tố dự báo mạnh nhất cho một phản hồi tích cực, nên ý nghĩa của nghiên cứu cần hiện ra từ sớm.

Ví dụ: Một khách của MAAS có một nghiên cứu lặp lại khá vững nhưng bị trả về ngay ở chặng sàng tới hai lần. Cố vấn gợi ý đóng khung lại đóng góp của bài như lần kiểm định đầu tiên của mô hình đó trong bối cảnh lâm sàng Việt Nam. Chị ấy viết lại thư ngỏ ngắn gọn nói đúng điều đó, và ở lần nộp kế tiếp, nghiên cứu vượt qua vòng sàng.

Trả lời trực tiếp: Hãy coi desk rejection là thông tin chỉ đường chứ không phải phán quyết. Hãy đọc kỹ lý do biên tập nêu, sửa những gì sửa được, rồi nộp sớm cho một tạp chí khớp hơn. Vì không có báo cáo phản biện chi tiết, bạn thường chỉ mất vài ngày thay vì vài tháng, nên chuyển hướng nhanh mà có cân nhắc, theo chuẩn mực của Committee on Publication Ethics, là hợp lý.

Bằng chứng: Lời khuyên biên tập của van Vliet và Zhang (2023) coi chuyện bị từ chối như một bước bình thường và có thể phục hồi, đồng thời khuyến khích tác giả rút kinh nghiệm rồi nộp lại cho một tạp chí phù hợp hơn. Committee on Publication Ethics (n.d.), thường gọi tắt là COPE, lưu ý rằng nộp lại phải đúng chuẩn mực đạo đức, tức là xử lý mọi vấn đề liêm chính đã được nêu và không bao giờ nộp cùng một bản thảo cho hai tạp chí một lúc.

Ví dụ: Một nhà nghiên cứu Việt được MAAS hướng dẫn bị desk rejection vì lệch phạm vi. Chị ấy dành 2 ngày chọn lại đích nhắm rồi nộp cho một tạp chí vừa đăng hai nghiên cứu tương tự. Bài vượt vòng sàng trong một tuần và được nhận đăng sau một vòng major revision, nghĩa là chuyển hướng sớm đã tiết kiệm được nguyên một chu kỳ nộp bài.

Bằng chứng đứng sau bài viết có thể tóm lại như sau.

• Jawaid và Jawaid (2019) thấy các tạp chí nhận nhiều bài và có chỉ số ảnh hưởng cao từ chối khoảng 70 tới 80% bản thảo ngay ở chặng sàng, trước khi liên hệ phản biện nào.
• Wu và cộng sự (2024) phân tích hơn 5.000 bản thảo giao thông vận tải bị từ chối và thấy quyết định ở chặng sàng chịu chi phối của những yếu tố đo được và tránh được, không phải khẩu vị chủ quan.
• Bordage (2001) thấy tầm quan trọng và tính thời sự của vấn đề nghiên cứu nằm trong nhóm yếu tố dự báo mạnh nhất cho một phản hồi tích cực từ biên tập.
• Geoderma (n.d.) liệt kê lệch phạm vi, vấn đề ngôn ngữ và cấu trúc, không tuân thủ hướng dẫn tác giả, tính mới yếu và vấn đề đạo đức là các nguyên nhân desk rejection lặp lại.
• Van Vliet và Zhang (2023) coi desk rejection là một bước bình thường, có thể phục hồi, và khuyên nộp lại sớm cho một tạp chí phù hợp hơn.
• Committee on Publication Ethics (n.d.) lưu ý mọi lần nộp lại phải đúng chuẩn mực, xử lý các vấn đề liêm chính đã được nêu và không nhắm hai tạp chí cùng lúc.