Vòng phản biện của một tạp chí Scopus mất bao lâu?

Trả lời trực tiếp: Với phần lớn tạp chí thuộc chỉ mục Scopus, hãy dự trù khoảng 2 tới 4 tháng từ lúc nộp tới quyết định đầu tiên, và 6 tới 12 tháng tới khi được chấp nhận chính thức. Con số trung bình tụ quanh mức 15 tới 17 tuần cho vòng phản biện đầu tiên, nhưng độ tản lớn, vì có bài bị từ chối tại bàn trong vài ngày, có bài nằm trong vòng phản biện hơn nửa năm.

Các con số này đến từ ba loại nguồn khác nhau nhưng khá khớp nhau. Huisman và Smits (2017) phân tích hàng nghìn lượt nộp do chính tác giả báo cáo và thấy toàn bộ quy trình phản biện trung bình khoảng 17 tuần. Dữ liệu cộng đồng do SciRev (n.d.) tổng hợp đặt vòng phản biện đầu tiên ở mức trung bình khoảng 13 tuần tính chung mọi kết cục, gồm 12 tuần với bài được nhận và 16 tuần với bài bị từ chối. Về phía nhà xuất bản, Springer Nature (n.d.) cho tác giả biết quyết định thường có trong vòng dưới 3 tháng.

Một khách hàng Cố vấn Công bố của MAAS nộp bài ngành khoa học sức khoẻ cho một tạp chí Q2, nhận quyết định đầu tiên sau 11 tuần, rồi được chấp nhận chính thức ở tháng thứ bảy sau một vòng chỉnh sửa lớn. Ngay từ đầu, cố vấn đã đặt kỳ vọng cho chị là nên tính 3 tới 6 tháng, nên quãng chờ đó với chị là bình thường chứ không đáng lo.

Trả lời trực tiếp: Quãng chờ là một chuỗi chặng nối nhau chứ không phải một khối thời gian liền. Bản thảo đi qua khâu kiểm tra hồ sơ, phân công biên tập viên, quyết định tại bàn, tìm người phản biện, phản biện, quyết định đầu tiên, chỉnh sửa rồi chế bản. Biết bản thảo đang ở chặng nào, bạn sẽ biết sự im lặng hiện tại là bình thường hay đã đến lúc hỏi thăm lịch sự.

Elsevier (n.d.) và Springer Nature (n.d.) mô tả cùng một dây chuyền chung cho các tạp chí của họ, gồm kiểm tra kỹ thuật, phân công biên tập viên, khả năng có quyết định tại bàn (desk decision, tức biên tập viên tự quyết mà không gửi đi phản biện), mời và nhận phản biện, quyết định đầu tiên, rồi chỉnh sửa và chế bản. PLOS (n.d.) mô tả một quy trình biên tập tương tự cho các tạp chí truy cập mở của mình, và hướng dẫn của PLOS viết rõ: "After agreeing to review, external peer reviewers typically have 10 days to submit their review" (PLOS, n.d.). Nghĩa là sau khi nhận lời, người phản biện bên ngoài thường có 10 ngày để nộp bản đánh giá. Bảng dưới đây nêu các khoảng thời gian thực tế rút từ hướng dẫn của nhà xuất bản cùng bộ dữ liệu của SciRev (n.d.) và Huisman cùng Smits (2017).

Một tác giả được MAAS đồng hành đã lo lắng sau 5 tuần không nhận được tin gì. Trạng thái lúc đó vẫn là "đang tìm người phản biện", điều hoàn toàn bình thường với một chủ đề hẹp, và Huisman cùng Smits (2017) cũng lưu ý rằng tìm được chuyên gia chịu nhận phản biện là một nút cổ chai phổ biến. Cố vấn khuyên chị kiên nhẫn chờ, và các bản nhận xét về sau đó 2 tuần.

Trả lời trực tiếp: Nguyên nhân lớn nhất là mức sẵn có của người phản biện. Phản biện là việc tự nguyện không lương mà các nhà nghiên cứu bận rộn phải xếp vào giữa những hạn chót của chính họ, nên biên tập viên thường mời năm người trở lên mới có hai người nhận. Chủ đề hẹp, mùa nghỉ lễ, bản thảo dài và những bài cần kiểm tra kỹ đều cộng thêm nhiều tuần.

Quãng trễ còn bắt đầu từ trước khi vòng phản biện thật sự khởi động. Huisman và Smits (2017) thấy khoảng 33% số tạp chí mất hơn 2 tuần ngay cả cho một lần từ chối tại bàn tức thì, và khoảng 17% mất hơn 4 tuần. Springer Nature (n.d.) nói thẳng rằng thời gian xử lý gắn với độ dài bài, với việc có tìm được người phản biện hay không khi chủ đề hẹp, và với độ sâu kiểm tra mà bản thảo đòi hỏi.

Một bài liên ngành của khách hàng MAAS, nằm giữa y tế công cộng và khoa học dữ liệu, mất 18 tuần mới có quyết định đầu tiên. Biên tập viên phụ trách về sau giải thích rằng bà đã phải liên hệ bảy người phản biện để lập được một nhóm phủ cả hai lĩnh vực. Quãng trễ ấy phản ánh độ rộng của đề tài chứ không phản ánh vấn đề gì về chất lượng bài.

Trả lời trực tiếp: Ngành quan trọng hơn phần lớn tác giả tưởng. Y học và khoa học sức khoẻ thường nhanh nhất, khoa học tự nhiên nằm ở giữa, còn khoa học xã hội, kinh tế và nhân văn chậm nhất. Trong cùng một ngành, tạp chí danh tiếng không nhất thiết chậm hơn, nhưng chúng thường loại nhiều bài hơn ngay ở chặng quyết định tại bàn.

Hai bộ dữ liệu độc lập cho cùng một thứ tự. SciRev (n.d.) ghi nhận vòng phản biện đầu tiên mất khoảng 10 tuần ở khoa học y học, 14 tuần ở khoa học tự nhiên và 17 tuần ở khoa học xã hội cùng nhân văn. Huisman và Smits (2017) thấy y học nhanh nhất với khoảng 12 tuần cho cả quy trình, còn kinh tế và kinh doanh chậm nhất với khoảng 25 tuần.

Hai khách hàng của MAAS nộp bài trong cùng 1 tháng, một người gửi tạp chí lâm sàng, người kia gửi tạp chí quản trị. Tác giả ngành lâm sàng có quyết định sau 9 tuần, còn tác giả ngành quản trị chờ 20 tuần. Công sức hai người bỏ ra tương đương nhau, chỉ có chuẩn mực của ngành là khác, và vì vậy MAAS lập lịch công bố theo ngành của từng tác giả chứ không theo một con số trung bình chung.

Trả lời trực tiếp: Bạn ước lượng được tốc độ của một tạp chí trước khi quyết định nộp. Nhiều tạp chí công bố thời gian tới quyết định đầu tiên ngay trên trang chủ, tạp chí của Elsevier hiển thị con số này ở mục Journal Insights, còn cộng đồng tác giả thì ghi lại trải nghiệm cho hàng nghìn tạp chí. Hãy dùng các nguồn này để lọc danh sách tạp chí vừa với hạn của bạn.

Elsevier (n.d.) khuyên tác giả tra các chỉ số mà từng tạp chí công bố, và liên hệ biên tập viên nếu bài nộp kéo dài vượt xa mức trung bình đã nêu. Bên cạnh số liệu của nhà xuất bản, bạn còn có nguồn độc lập, vì SciRev (n.d.) tổng hợp thời lượng phản biện do tác giả báo cáo cho từng tạp chí, gồm cả thời gian từ chối tại bàn và thời gian của vòng đầu. Đặt hai nguồn cạnh nhau giúp bạn nhận ra tạp chí nào công bố con số lạc quan hơn trải nghiệm thật của tác giả.

Một khách hàng Cố vấn Công bố của MAAS có hạn học bổng cứng và cần được chấp nhận trong vòng 5 tháng. Cố vấn so thời gian tới quyết định đầu tiên mà 3 tạp chí Q2 ứng viên công bố với dữ liệu cộng đồng, rồi cùng chị chọn tạp chí có mức trung bình 8 tuần. Chị kịp hạn và còn dư 1 tháng.

Trả lời trực tiếp: Hãy chờ tới khi vượt rõ mức trung bình mà tạp chí công bố rồi mới hành động, thường là ít nhất 8 tới 12 tuần cho quyết định đầu tiên. Sau đó gửi một lá thư ngắn, lịch sự cho biên tập viên phụ trách để hỏi tình trạng bài, kèm mã bản thảo. Hỏi thăm lịch sự và thưa thớt là hoàn toàn chấp nhận được, còn tuần nào cũng giục thì không.

Elsevier (n.d.) xác nhận tác giả được phép hỏi biên tập viên khi quyết định đã trễ so với chuẩn mực của tạp chí. Committee on Publication Ethics (n.d.), tức Uỷ ban về Đạo đức Xuất bản, đặt việc trao đổi kịp thời và minh bạch thành trách nhiệm chung của cả biên tập viên lẫn tác giả. Vì vậy một lời hỏi thăm chừng mực là phần chính đáng của quy trình chứ không phải sự làm phiền.

Một tác giả được MAAS đồng hành không nhận được hồi âm nào sau 16 tuần, trong khi mức trung bình của tạp chí là 10 tuần. Cố vấn giúp chị soạn một lá thư ba câu, gồm lời cảm ơn, mã bản thảo và đề nghị cho biết mốc thời gian dự kiến. Biên tập viên xin lỗi, giải thích rằng một người phản biện đã rút lui, rồi gửi quyết định trong vòng 2 tuần.

Trả lời trực tiếp: Bản thân vòng phản biện không chạy chậm hơn với tác giả Việt Nam hay tác giả dùng tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai. Tuy vậy, hai quãng trễ tránh được lại hay gặp hơn, đó là bị từ chối tại bàn vì lệch phạm vi hoặc ngôn ngữ, và vòng chỉnh sửa kéo dài. Cả hai đều ngăn được bằng một bản thảo khớp tạp chí, biên tập kỹ ngay lần nộp đầu.

Một lần bị từ chối tại bàn đưa bạn quay về vạch xuất phát, còn thời gian chỉnh sửa thì cộng dồn qua từng vòng. Huisman và Smits (2017) cho biết tác giả mất trung bình 39 ngày để chuẩn bị một bản chỉnh sửa, dao động từ 29 ngày ở ngành y tế công cộng tới 64 ngày ở kinh tế và kinh doanh, và quãng thời gian đó càng dài thêm nếu lần nộp đầu chưa sẵn sàng cho phản biện. Hướng dẫn của Elsevier (n.d.) và Springer Nature (n.d.) cũng ghi nhận rằng một bài nộp sạch sẽ, đúng phạm vi giúp tránh những tuần mất trắng vì bị từ chối tại bàn.

Một khách hàng của MAAS bị từ chối tại bàn sau 3 tuần ở bài đầu tiên vì lệch phạm vi. Làm việc với cố vấn theo từng giai đoạn, chị ghép công trình của mình với một tạp chí khớp hơn và siết lại phần tiếng Anh trước khi nộp lại. Tạp chí thứ hai chuyển thẳng bài đi phản biện và chấp nhận sau một vòng chỉnh sửa, còn lần bị từ chối sớm kia đã lấy mất của chị 1 tháng mà lẽ ra không cần mất.