Response to reviewers cho bài Scopus: trả lời phản biện thế nào?

Trả lời trực tiếp: Quyết định của một tạp chí Scopus thường rơi vào một trong bốn kết quả, gồm chấp nhận (vốn hiếm ở lần nộp đầu), chỉnh sửa nhỏ, chỉnh sửa lớn và từ chối. Chỉnh sửa lớn thường có nghĩa biên tập viên thấy bài có giá trị công bố và sẽ đọc lại. Chỉ từ chối mới đóng cửa ở tạp chí đó, và khi ấy các nhận xét thường vẫn giúp bài tốt hơn ở nơi khác.

Bằng chứng: Hướng dẫn tác giả của Elsevier (n.d.) và Springer Nature (n.d.), cùng hướng dẫn của Committee on Publication Ethics (n.d.), gọi tắt là COPE, đều cho thấy được chấp nhận ngay vòng đầu là chuyện hiếm, và phần lớn bài cuối cùng lên trang tạp chí đã phải qua tối thiểu một vòng chỉnh sửa lớn. Tài liệu dành cho tác giả của Wiley mô tả chỉnh sửa lớn là "sự quan tâm có điều kiện", tức tạp chí đang báo rằng họ muốn đăng nếu các lo ngại được giải quyết. Elsevier (n.d.) nói gọn mục đích của cả quy trình: "Peer review is designed to ensure the quality and integrity of the scholarly record", nghĩa là bình duyệt tồn tại để bảo đảm chất lượng và sự toàn vẹn của hồ sơ khoa học. Vì thế thứ đưa một bài từ chỉnh sửa lớn tới chấp nhận là một bản trả lời có lập luận, chứ không phải một bản trả lời phòng thủ.

Ví dụ: Một khách hàng dùng dịch vụ Cố vấn Công bố của MAAS nhận quyết định từ một tạp chí giáo dục Q2 kèm mười một nhận xét phản biện dài 4 trang, và hoảng lên vì tưởng đó là lời từ chối. Thật ra chữ ghi trong quyết định là "major revision". Sau khi bạn ấy viết một bản trả lời có cấu trúc và sửa bài trong 3 tuần, bài được chấp nhận, vì các nhận xét kia hoá ra là tấm bản đồ dẫn tới chấp nhận chứ không phải một bản án.

Trả lời trực tiếp: Hãy viết một bản trả lời theo từng điểm, chép nguyên văn mỗi nhận xét rồi đáp thẳng ngay bên dưới. Bạn nêu rõ mình đã đổi gì, đổi ở đâu kèm số trang và số dòng, và trích lại đoạn văn mới. Mở đầu bằng một lời cảm ơn ngắn gửi biên tập viên và người phản biện. Độ dài của thư thường tuỳ vào số lượng nhận xét, nhưng không nhận xét nào được bỏ trống.

Nguyên tắc vàng là không để nhận xét nào trống phần đáp, dù câu đáp chỉ gọn là "chúng tôi đã sửa theo đúng đề xuất". Noble (2017) mô tả đúng cấu trúc này trong bài "Ten simple rules for writing a response to reviewers": "the response letter should contain the complete set of reviews with your responses interleaved" (p. 1), nghĩa là thư trả lời phải chứa trọn bộ nhận xét, với phần đáp của tác giả xen ngay dưới từng ý.

Bằng chứng: COPE và phần hướng dẫn tác giả của hầu hết tạp chí Scopus đều yêu cầu một tài liệu trả lời xử lý toàn bộ nhận xét. PLOS (n.d.) và BMJ khuyến nghị định dạng nhận xét in đậm ở trên, câu trả lời ở dưới, kèm vị trí thay đổi cụ thể, vì cách này cho phép người phản biện kiểm lại thay đổi trong vài phút thay vì phải đọc lại cả bản thảo. Một số tạp chí Scopus nhỏ chạy trên Open Journal Systems (OJS) thay vì Editorial Manager hay ScholarOne, nhưng yêu cầu vẫn vậy, tức phải tải lên một tệp trả lời riêng chứ không chỉ ghi chú trong bản thảo. Các tạp chí y sinh theo khuyến nghị của International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) cũng chờ đợi đúng cấu trúc này.

Ví dụ: Một tác giả được MAAS đồng hành dựng thư trả lời theo dạng "Reviewer 1, Comment 3: [chép nguyên văn nhận xét]. Response: We agree. We have added a limitations paragraph (p. 14, lines 312–325): '[đoạn văn mới]'." Ở vòng hai, Người phản biện 1 chỉ gửi lại đúng một dòng, rằng mọi lo ngại của họ đã được xử lý, vì lá thư khiến khâu kiểm lại gần như không tốn công.

Trả lời trực tiếp: Bạn được phép không đồng tình, miễn là lịch sự và có bằng chứng, nhưng đừng lờ đi một nhận xét nào. Hãy ghi nhận ý của người phản biện, giải thích lập luận kèm trích dẫn hoặc dữ liệu, và đưa ra một phương án dung hoà khi có thể, chẳng hạn thêm một câu ghi nhận quan điểm khác thay vì đổi hẳn phương pháp. Biên tập viên thường tôn trọng lời biện hộ có lập luận.

Bằng chứng: Noble (2017), trong bài "Ten simple rules for writing a response to reviewers" đăng trên PLOS Computational Biology, và các bài hướng dẫn nghề nghiệp được chia sẻ rộng rãi trên Nature về cách trả lời phản biện đều nhấn mạnh rằng người phản biện không phải lúc nào cũng đúng. Một lời phản bác có lý lẽ, kiểu "chúng tôi xin phép giữ cách tiếp cận này vì…", là phần bình thường và được chấp nhận của bình duyệt khi có bằng chứng đi kèm.

Ví dụ: Một người phản biện yêu cầu một khách hàng của MAAS bỏ phần phỏng vấn định tính vì cho rằng mẫu "quá nhỏ". Bạn ấy từ chối, nhưng từ chối khéo, bằng cách dẫn tài liệu về độ bão hoà dữ liệu (saturation), làm rõ rằng nghiên cứu mang tính diễn giải chứ không nhằm khái quát hoá, rồi thêm hai câu vào phần phương pháp để giải thích điều đó. Biên tập viên đứng về phía bạn ấy và phần phỏng vấn được giữ lại.

Trả lời trực tiếp: Tạp chí thường cho 30 tới 90 ngày cho một vòng chỉnh sửa lớn và 14 tới 30 ngày cho chỉnh sửa nhỏ, và ở phần lớn tạp chí, hạn cụ thể thường ghi trong thư quyết định. Đừng làm vội chỉ để trông nhanh, vì một bản trả lời kỹ quan trọng hơn tốc độ. Nếu cần thêm thời gian, hãy viết thư xin biên tập viên trước khi hết hạn.

Biên tập viên thường đồng ý lùi hạn nếu bạn hỏi sớm, trước ngày hết hạn chứ không phải sau đó. Một vòng sửa làm vội, thiếu vài nhận xét, dễ dẫn tới thêm một vòng chỉnh sửa nữa, tức là tốn nhiều thời gian hơn cả khoảng bạn định tiết kiệm.

Bằng chứng: Editorial Manager và ScholarOne, hai hệ thống mà phần lớn tạp chí Scopus dùng, đều hiển thị hạn chỉnh sửa trên bảng điều khiển của tác giả, và phần hỏi đáp dành cho tác giả của Elsevier xác nhận rằng tác giả được phép đề nghị lùi hạn ngay trên hệ thống hoặc qua thư gửi biên tập viên phụ trách. Björk và Solomon (2013), trên Journal of Informetrics, ghi nhận rằng thời gian từ phản biện tới quyết định chênh nhau rất nhiều giữa các tạp chí và các ngành, nên cùng một nhãn "major revision" có thể đi kèm những hạn rất khác nhau từ tạp chí Scopus này sang tạp chí khác. Vì vậy khoảng 30 tới 90 ngày cho chỉnh sửa lớn và 14 tới 30 ngày cho chỉnh sửa nhỏ chỉ là mức thường gặp, còn con số áp cho bài của bạn là con số ghi trong thư quyết định.

Ví dụ: Một khách hàng Cố vấn Công bố của MAAS đang học chương trình liên kết Việt Nam và Anh được cho 60 ngày, nhưng cần chạy lại một phân tích, nên viết thư xin biên tập viên thêm 2 tuần. Biên tập viên đồng ý ngay trong ngày. Bài sau đó được chấp nhận, và quãng trễ ngắn ấy không ảnh hưởng gì tới kết quả.

Trả lời trực tiếp: Khi hai người phản biện bất đồng, bạn không buộc phải làm hài lòng cả hai. Hãy trả lời từng nhận xét, nêu rõ mâu thuẫn đó cho biên tập viên, rồi nói bạn chọn hướng nào và vì sao. Biên tập viên là người phân xử cuối cùng, nên bạn hãy giúp họ quyết định dễ hơn bằng cách chỉ thẳng chỗ mâu thuẫn trong thư trả lời và biện giải lựa chọn của mình.

Bằng chứng: Hướng dẫn của Committee on Publication Ethics (n.d.) về các bản phản biện trái chiều khuyên tác giả trả lời cả hai người phản biện minh bạch và để biên tập viên phân xử, thay vì cố tìm một sự dung hoà không thể có. Hướng dẫn tác giả của Elsevier (n.d.) và Springer Nature (n.d.) cũng nói điều tương tự, đó là biên tập viên, chứ không phải tác giả, là người cân nhắc giữa các bản phản biện.

Ví dụ: Một khách hàng của MAAS gặp cảnh Người phản biện 1 đòi thêm lý thuyết còn Người phản biện 2 đòi cắt bớt lý thuyết. Bạn ấy viết thêm nửa trang tập trung mở rộng khái niệm liên quan nhất, rồi giải thích trong thư rằng hai người phản biện có ý khác nhau ở điểm này, và bạn ấy chọn con đường ở giữa, tức đào sâu khái niệm cốt lõi đồng thời bỏ hai mô hình phụ mà Người phản biện 2 thấy gây phân tán. Biên tập viên chấp nhận cách xử lý đó.

Trả lời trực tiếp: Hãy coi bản phản biện gay gắt là góp ý chuyên môn miễn phí chứ không phải đòn công kích cá nhân. Bạn chờ một ngày rồi mới phản ứng, tách giọng điệu khỏi nội dung, và rút ra những điểm làm được. "Reject and resubmit" thường gần với chỉnh sửa lớn hơn là từ chối thật, vì tạp chí vẫn có thể đọc lại bài bạn dựng lại, và bài nộp lại thường được xử lý như bài mới.

Bằng chứng: Các chuyên mục của Nature và Science Careers về chuyện bị từ chối đều ghi nhận rằng phần lớn nhà nghiên cứu đã công bố từng bị từ chối nhiều lần, và điều dự báo chuyện công bố được rốt cuộc là sự bền bỉ cộng với chỉnh sửa có hệ thống, chứ không phải sự xuất sắc ngay lần đầu. Lee, Sugimoto, Zhang và Cronin (2013) tổng quan vai trò của thiên lệch chủ quan trong bình duyệt, và đó là một phần lý do vì sao cùng một bài có thể bị từ chối ở tạp chí này mà được nhận với vài chỉnh sửa nhỏ ở tạp chí khác.

Ví dụ: Một nhà nghiên cứu Việt Nam được MAAS đồng hành bị một tạp chí Q1 từ chối kèm những nhận xét thẳng thừng về cách đặt vấn đề. Thay vì bỏ bài, bạn ấy dùng chính các nhận xét đó để viết lại phần đóng góp, chọn một tạp chí Q2 hợp hơn, và được chấp nhận 4 tháng sau. Lần bị từ chối ấy rốt cuộc đã cho bài của bạn ấy một vòng phản biện miễn phí trước lần nộp thành công.

Trả lời trực tiếp: Có khác, vì tác giả dùng tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai nhận nhiều hơn những nhận xét về "language", "clarity" hay "readability", và đây là những thứ sửa được chứ không làm bài bị loại. Khi người phản biện chê chất lượng tiếng Anh, hãy nhờ biên tập hoặc rà soát ngôn ngữ chuyên nghiệp, rồi ghi trong thư rằng bản thảo đã được biên tập ngôn ngữ. Đừng tranh cãi về ngôn ngữ, chỉ cần sửa và nói rõ là đã sửa.

Bằng chứng: Các nghiên cứu đăng trên Journal of English for Academic Purposes và khảo sát của các đơn vị biên tập cho thấy tác giả dùng tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai nhận yêu cầu sửa liên quan tới ngôn ngữ nhiều hơn hẳn, và một lần biên tập ngôn ngữ có ghi nhận trước khi nộp lại giúp tăng khả năng được chấp nhận. Nhiều tạp chí Scopus chấp nhận một câu khai rằng bài đã được một người đọc học thuật thông thạo biên tập. Hyland (2016), trên Journal of Second Language Writing, phản bác giả định phổ biến rằng bản thân chuyện không phải người bản ngữ là rào cản, và lập luận rằng thành công khi công bố gắn với hiểu biết về thể loại bài báo và sự thuộc về cộng đồng chuyên ngành ít nhất cũng nhiều như gắn với độ trôi chảy của tiếng Anh.

Ví dụ: Một khách hàng Cố vấn Công bố của MAAS nhận nhận xét "the English needs significant improvement" từ Người phản biện 2. Theo mô hình từng giai đoạn, một cố vấn MAAS cùng bạn ấy rà lại phần ngôn ngữ và cấu trúc để góp ý, còn bạn ấy tự sửa bản thảo, rồi ghi trong thư trả lời rằng bản thảo đã được biên tập ngôn ngữ kỹ lưỡng. Nhận xét vòng hai của Người phản biện 2 chỉ gọn là "much improved". Phần khoa học chưa từng là vấn đề, vấn đề chỉ nằm ở cách trình bày.