Principles of management là gì, và nên học môn này thế nào?

Trả lời thẳng: Principles of management là môn nhập môn dạy khung cơ bản của công việc quản lý, tức cách nhà quản lý dùng con người và nguồn lực để đạt mục tiêu của tổ chức. Bright và cộng sự (2019) viết rằng "Management is the process of planning, organizing, directing, and controlling the activities of employees in combination with other resources to accomplish organizational goals."

Định nghĩa của Bright và cộng sự (2019) nằm trong giáo trình mở Principles of Management của OpenStax, xuất bản ngày 20 tháng 3 năm 2019 với 16 tác giả. Cùng bộ giáo trình đó có chỗ mô tả cách tiếp cận bằng bốn động từ planning, organizing, leading và controlling, còn định nghĩa trên lại dùng directing ở vị trí thứ ba. Chi tiết nhỏ này báo trước một điều bạn sẽ gặp nhiều lần trong môn, là tên các chức năng thay đổi chút ít giữa các tài liệu dù ý tưởng bên dưới khá giống nhau.

Một môn principles of management thường gồm bốn mảng kiến thức. Mảng thứ nhất là các chức năng của quản trị. Mảng thứ hai là lịch sử các trường phái quản trị, với những tên như Taylor, Fayol và Weber. Mảng thứ ba là công việc thật của nhà quản lý, gồm vai trò và kỹ năng. Mảng thứ tư là các chủ đề về con người và tổ chức như động lực, nhóm và cơ cấu. Robbins và Coulter (2021) chia giáo trình Management bản thứ 15 thành 6 phần với 18 chương, và bốn phần cuối lần lượt dành cho planning, organizing, leading và controlling. Cách chia này là một ví dụ về thứ tự mà nhiều khoá học theo, nhưng bạn cần đối chiếu với mục lục giáo trình của trường mình.

Về phạm vi, bài này nói về môn học ở bậc đại học dạy bằng tiếng Anh. Người tìm "principles of management" bằng tiếng Việt có thể gặp các bài viết quản trị học tổng quát hoặc khoá đào tạo ngắn cho người đi làm, và những tài liệu đó không luôn bám theo giáo trình mà bài thi của bạn dùng.

Trả lời thẳng: Bốn chức năng là bốn nhóm việc của nhà quản lý, mỗi nhóm trả lời một câu hỏi khác nhau. Planning hỏi tổ chức muốn đạt gì và bằng cách nào, organizing hỏi ai làm gì với nguồn lực nào, leading hỏi làm sao để người khác làm việc tốt, còn controlling hỏi kết quả có đúng kế hoạch không. Robbins và Coulter (2021) tổ chức cả giáo trình theo bốn nhóm này.

Bảng dưới đây gồm hai phần. Cột chức năng lấy theo mục lục của Robbins và Coulter (2021), còn hai cột còn lại là cách diễn đạt của bài này để bạn gắn mỗi chức năng với một hành động và một kiểu câu hỏi thi, nên không phải trích nguyên văn từ giáo trình.

Cách học hiệu quả với bảng này là gắn mỗi chức năng với một hành động cụ thể của một nhà quản lý trong tình huống bạn đang đọc, thay vì thuộc bốn từ như một danh sách. Chẳng hạn, khi đọc một case về quán cà phê mở chi nhánh mới, bạn có thể ghi ra ba hành động của chủ quán rồi xếp từng hành động vào một chức năng. Nếu có hành động không xếp được vào chức năng nào, nhiều khả năng bạn đang đọc nhầm hành động đó hoặc giáo trình của bạn dùng tên khác.

Trả lời thẳng: Vì ba tài liệu dùng ba danh sách khác nhau. Fayol (1949) viết trong bản dịch tiếng Anh rằng "To manage is to forecast and plan, to organize, to command, to co-ordinate and to control", tức năm yếu tố. Giáo trình OpenStax ghi Fayol có năm chức năng nhưng kê khác, còn Robbins và Coulter (2021) dùng bốn chức năng. Hãy chép đúng danh sách giáo trình môn bạn chỉ định.

Bảng dưới đây đặt ba danh sách cạnh nhau, và cách xếp hàng là của bài này. Cột đầu là câu của Fayol (1949) mà bài này chép từ bản dịch tiếng Anh. Cột hai là danh sách mà mục 3.5 của Bright và cộng sự (2019) gán cho Fayol, còn cột ba là cấu trúc mục lục của Robbins và Coulter (2021).

Hai dòng đầu cùng nói về một người và cùng có con số năm, nhưng danh sách khác nhau, vì giáo trình hiện đại diễn giải lại Fayol theo cách của nó. Với bài thi, hệ quả thực tế là bạn không nên dịch hoặc đoán danh sách từ trí nhớ. Nếu đề hỏi "các chức năng của quản trị theo giáo trình", câu trả lời đúng là danh sách của giáo trình đó, còn nếu đề hỏi cụ thể về Fayol thì bạn nêu thêm danh sách gốc và nói rõ nguồn.

Một lỗi dễ gặp xuất phát từ việc dịch thuật ngữ. Ít nhất một trang tiếng Việt đã đọc khi chuẩn bị bài này gọi chức năng thứ ba là "điều phối", trong khi nội dung nó mô tả (tạo động lực, dẫn dắt nhân viên) là phần giáo trình tiếng Anh gọi là leading. Sinh viên học theo trang đó rồi viết "điều phối" trong bài thi tiếng Anh sẽ không khớp từ khoá mà người chấm tìm. Vì vậy hãy học theo cặp, gồm thuật ngữ tiếng Anh của giáo trình và cách hiểu bằng tiếng Việt của bạn, rồi viết bài bằng thuật ngữ tiếng Anh.

Ngoài danh sách chức năng, Bright và cộng sự (2019) còn kê 14 nguyên tắc quản trị của Fayol, trong đó có division of work, unity of command và scalar chain. Con số 14 khá dễ nhớ, nhưng đề thi thường hỏi bạn dùng một vài nguyên tắc để giải thích tình huống, chứ ít khi bắt đọc cả danh sách.

Trả lời thẳng: Ba người đại diện cho ba cách nhìn về quản trị theo cấp bậc mà họ tập trung. Bright và cộng sự (2019) mô tả Taylor chú trọng quản lý tuyến đầu, Fayol chú trọng quản lý cấp cao và Weber chú trọng quản lý cấp trung. Đây là cách giáo trình này phân vai, và các giáo trình khác có thể nhấn khác.

Cách nhớ đơn giản nhất là gắn mỗi người với một câu hỏi. Taylor gắn với câu hỏi làm sao công việc ở tuyến đầu được thực hiện hiệu quả hơn. Fayol gắn với câu hỏi người đứng đầu tổ chức phải làm những chức năng nào. Weber gắn với câu hỏi cấp trung nên được tổ chức theo quy tắc ra sao. Ba câu hỏi này là cách tóm tắt của bài, được rút ra từ cách phân vai của Bright và cộng sự (2019), nên bạn hãy đối chiếu lại với chương lịch sử trong giáo trình trước khi dùng nó làm dẫn chứng.

Trong bài làm, bạn nên tránh viết một đoạn kể lại tiểu sử từng người. Người chấm thường muốn thấy bạn dùng quan điểm của họ để giải thích một tình huống, chẳng hạn một công ty có quy trình quá cứng nhắc có thể đọc qua lăng kính Weber, còn một công ty thiếu phân công rõ có thể đọc qua nguyên tắc division of work của Fayol.

Trả lời thẳng: Mintzberg chia công việc của nhà quản lý thành mười vai trò thuộc ba nhóm, gồm vai trò giữa người với người, vai trò thông tin và vai trò ra quyết định. Mintzberg (1971) viết rằng "Managers perform ten basic roles which fall into three groupings." Giáo trình OpenStax kê ba, ba và bốn vai trò cho ba nhóm đó.

Bài báo của Mintzberg (1971) đăng trên tạp chí Management Science, và phần tóm tắt cho biết nhóm vai trò giữa người với người gồm figurehead, external liaison và leader. Nhóm thông tin xoay quanh việc nhà quản lý là trung tâm của hệ thống thông tin, còn nhóm quyết định gồm phân bổ nguồn lực, cải tiến và xử lý nhiễu loạn. Bài này chưa mở toàn văn bài báo nên phần bảng dưới đây dùng cách kê của giáo trình OpenStax, và tên vai trò có thể hơi khác giữa các tài liệu, chẳng hạn external liaison trong tóm tắt thì giáo trình gọi là liaison.

Ba cộng ba cộng bốn là mười, khớp với con số trong câu trích của Mintzberg (1971). Bright và cộng sự (2019) cũng dẫn lại một con số từ nghiên cứu của Mintzberg, rằng tổng giám đốc dành 12% thời gian tiếp xúc cho nghi lễ. Đây là số liệu giáo trình dẫn lại, và bài này chưa đối chiếu với bài gốc của Mintzberg, nên nếu dùng trong bài làm hãy viết rõ là theo giáo trình.

Điểm đáng nhớ của Mintzberg là ông mô tả công việc quản lý bằng quan sát thực tế thay vì bằng danh sách chức năng lý tưởng. Vì thế khi đề bài hỏi nhà quản lý "thật sự làm gì", bạn có thể đặt bốn chức năng của Robbins và Coulter (2021) cạnh mười vai trò này và nói rằng chức năng là cách phân loại việc cần làm, còn vai trò là cách mô tả việc người quản lý đang thực hiện hằng ngày. Đây là hai góc nhìn bổ sung nhau, không phải hai đáp án cạnh tranh.

Trả lời thẳng: Katz chia kỹ năng của nhà quản lý thành ba nhóm là technical, human và conceptual. Technical là thành thạo phương pháp và kỹ thuật, human là khả năng dẫn dắt và làm việc hiệu quả trong nhóm, còn conceptual là khả năng nhìn tổ chức như một tổng thể. Katz (1955) đăng ý này trên Harvard Business Review, số 1 của tập 33.

Phần tóm tắt trên trang Harvard Business Review Store của bản in lại HBR Classic bài Katz (1955) viết rằng "This three-skill approach emphasizes that good administrators can be developed." Câu này cho bạn một ý đáng dùng trong bài luận, rằng năng lực quản lý có thể được rèn, nên người học không cần xem đó là tài năng bẩm sinh. Cách hiểu này cũng hợp với việc môn principles of management dạy quản trị như một kiến thức có thể học.

Ba nhóm kỹ năng của Katz dễ hiểu hơn khi đặt cạnh ba cấp quản lý. Bright và cộng sự (2019) ở mục 1.3 liệt kê ba cấp là executives, middle management và first-line management. Giáo trình cũng nêu lý thuyết cổ điển cho rằng một người quản lý xử lý được tối đa khoảng 7 người báo cáo trực tiếp, trong khi ngày nay có người quản lý 20 đến 30 người. Bài này chưa mở toàn văn của Katz nên không khẳng định mỗi cấp cần tỉ lệ từng kỹ năng ra sao, và bạn hãy xem giáo trình của mình để lấy bảng đối chiếu cấp bậc với kỹ năng nếu môn có dạy.

Một mẹo học là lấy một vị trí bạn biết rõ, chẳng hạn trưởng nhóm của một bài group assignment, rồi viết ra một việc thuộc mỗi nhóm kỹ năng mà vị trí đó đòi hỏi. Việc tự cho ví dụ như vậy giúp bạn phân biệt technical với conceptual, hai chữ hay bị lẫn khi chỉ đọc định nghĩa.

Trả lời thẳng: Nên đi từ khung lớn đến chi tiết, và dùng mục lục giáo trình môn bạn học làm thứ tự chính. Với giáo trình của Robbins và Coulter (2021) có 6 phần, bạn có thể học phần nhập môn và nền tảng trước, rồi đến planning, organizing, leading và controlling, sau đó quay lại tình huống tổng hợp. Thứ tự này do bài đề xuất chứ không trường nào quy định.

Các bước dưới đây là cách tổ chức việc học theo thứ tự của mục lục đó, và nó chỉ là gợi ý để bạn điều chỉnh theo đề cương của trường.

1. Đọc phần giới thiệu và nền tảng, nắm định nghĩa quản trị và ba cấp quản lý, rồi ghi ra danh sách chức năng đúng như giáo trình môn bạn dùng.
2. Học lịch sử các trường phái ở mức đủ để gắn mỗi tên (Taylor, Fayol, Weber) với một câu hỏi và một ví dụ.
3. Học planning, rồi organizing, rồi leading, rồi controlling, mỗi chức năng kèm một tình huống ngắn để tự áp dụng.
4. Học vai trò của Mintzberg và ba nhóm kỹ năng của Katz như hai cách nhìn khác về cùng công việc quản lý.
5. Ôn bằng cách lấy một case, xếp từng hành động của nhà quản lý vào chức năng, vai trò và kỹ năng, rồi viết ra nhận định của riêng mình.

Để thấy đề cương thật nhìn ra sao, The University of Melbourne (2026) ghi môn MGMT10002 chấm bằng năm quiz trực tuyến mỗi quiz 4%, một bài cá nhân 1.000 chữ chiếm 10%, một bài nhóm 2.000 chữ chiếm 20% và thi cuối kỳ hai giờ chiếm 50%. Bốn phần đó cộng lại là 100%, nên có thể hiểu là môn này chấm cả kiểu nhớ lẫn kiểu áp dụng, và cách học của bạn cũng phải vừa nhớ vừa vận dụng. Cơ cấu điểm ở trường khác sẽ khác, nên bạn hãy xem đề cương của mình, còn bài MGMT10002 trình bày kỹ hơn cách môn đó đòi hỏi.

Trả lời thẳng: Hãy tự kiểm tra và ôn cách quãng thay vì đọc lại hay tô màu. Dunlosky và cộng sự (2013) đánh giá 10 kỹ thuật học và xếp practice testing cùng distributed practice ở mức hữu ích cao, còn summarization, highlighting và rereading ở mức hữu ích thấp. Họ không tách riêng môn quản trị, nên việc áp vào môn này là suy luận của bài.

Dunlosky và cộng sự (2013) đăng bài tổng quan này trên Psychological Science in the Public Interest, tập 14, số 1, trang 4 đến 58. Bảng dưới đây liệt kê đủ 10 kỹ thuật, và cột xếp hạng lấy từ bài của họ. Cột cuối là gợi ý của bài này về cách dùng kỹ thuật cho môn quản trị, nên đó là suy luận chưa được kiểm riêng cho môn này.

Trong 10 kỹ thuật, hai kỹ thuật ở mức cao, ba ở mức vừa và năm ở mức thấp. Thực tế với môn này, bạn có thể bắt đầu mỗi buổi ôn bằng việc viết ra danh sách chức năng của giáo trình khi chưa nhìn sách, rồi mới mở sách kiểm tra. Chỗ viết sai hoặc bỏ sót chính là chỗ cần học tiếp, và mỗi buổi chỉ cần vài chỗ như vậy.

Trả lời thẳng: Hãy đi từ hiểu đề, hiểu case, xác định vấn đề chính rồi mới phân tích bằng lý thuyết của môn. Monash University (n.d.) mô tả sáu bước làm case study, trong đó bốn bước đầu dùng cho cả case phân tích và case giải quyết vấn đề, còn bước năm và sáu chỉ cần khi đề đòi giải pháp và khuyến nghị.

Sáu bước của Monash University (n.d.) được trình bày như sau.

1. Hiểu đề bài, gồm câu hỏi, từ khoá và động từ chỉ dẫn.
2. Hiểu case, tức đọc kỹ các dữ kiện về tổ chức và tình huống.
3. Xác định vấn đề chính, là vấn đề gây ra các vấn đề khác.
4. Phân tích vấn đề bằng lý thuyết trong giáo trình quy định của môn.
5. Phát triển và đánh giá giải pháp, chỉ với case giải quyết vấn đề.
6. Khuyến nghị hành động, cũng chỉ với case giải quyết vấn đề.

Monash University (n.d.) lưu ý rằng ở bước ba nên hỏi vì sao sự việc xảy ra để tìm ra vấn đề chính thay vì dừng ở triệu chứng, và ở bước bốn nên ghi chép bằng lời của mình. Với môn principles of management, bước bốn là chỗ bạn dùng bốn chức năng, vai trò của Mintzberg hay kỹ năng của Katz để giải thích vì sao nhà quản lý trong case gặp vấn đề. Một câu như "công ty thiếu planning" chưa đủ, và bạn nên chỉ ra dữ kiện nào trong case cho thấy điều đó cùng hậu quả của nó.

Người chấm thường phân biệt bài kể lại sự việc với bài phân tích. Bài kể lại chép dữ kiện của case theo thứ tự thời gian, còn bài phân tích chọn dữ kiện liên quan tới một lý thuyết rồi giải thích. Nếu bạn muốn xem cách một môn cụ thể chấm bài phân tích tình huống, bài MGMT10002 có phần bàn về việc điểm thưởng cho phản biện hơn là mô tả.

Trả lời thẳng: Có năm lỗi hay gặp, và cả năm đều có thể sửa bằng cách học chủ động. Đó là học thuộc bốn chức năng như danh sách, lẫn danh sách giữa các giáo trình, dịch thuật ngữ sang tiếng Việt rồi thi bằng tiếng Anh, đọc lại thay vì tự kiểm tra, và kể lại case thay vì áp lý thuyết. Các lỗi này suy ra từ những nguồn đã dẫn trong bài.

Lỗi thứ nhất là học thuộc bốn chức năng mà không gắn với tình huống. Cách sửa là với mỗi chức năng, ghi một hành động của một nhà quản lý cụ thể, như bảng ở phần trên gợi ý. Lỗi thứ hai là lẫn danh sách giữa các giáo trình, vì Fayol (1949), Bright và cộng sự (2019) và Robbins và Coulter (2021) kê khác nhau. Hãy chép danh sách giáo trình môn bạn quy định và ghi chú tên Fayol cho bản gốc năm yếu tố.

Lỗi thứ ba là dịch thuật ngữ sang tiếng Việt rồi viết bài thi bằng tiếng Anh, ví dụ dịch leading thành "điều phối". Cách sửa là học cặp thuật ngữ và viết bài bằng thuật ngữ của giáo trình. Lỗi thứ tư là đọc lại và tô màu thay vì tự kiểm tra, trong khi Dunlosky và cộng sự (2013) xếp rereading và highlighting ở mức hữu ích thấp. Lỗi thứ năm là trả lời case chỉ bằng kể lại sự việc, và Monash University (n.d.) nhấn mạnh ở bước bốn rằng bạn cần dùng lý thuyết của môn để phân tích.

Muốn biết mình vướng ở chức năng, vai trò hay case, bạn có thể thử ba việc trên giấy. Hãy gấp sách lại và tự viết danh sách chức năng của giáo trình, rồi đối chiếu để xem bạn sai ở danh sách hay ở cách áp dụng. Kế đến, lấy một case ngắn và đi qua các bước của Monash University (n.d.), ghi rõ bạn dừng ở bước nào. Cuối cùng, nêu chỗ vướng bằng một câu cụ thể, chẳng hạn "em chưa xếp được hành động này của nhà quản lý vào chức năng nào", để buổi trao đổi đi thẳng vào đúng chỗ thay vì phải đoán từ câu "em không hiểu principles of management".

Khi chức năng, vai trò và case vẫn chưa nối được với nhau sau cả ba việc, bạn có thể tham khảo trang gia sư đại học 1:1 theo môn của MAAS. Một buổi gia sư kéo dài 60 hoặc 90 phút, bạn học lẻ hoặc đăng ký theo gói nhiều buổi. Mục tiêu của gia sư là để bạn hiểu và tự làm được bài của mình, nên đây không phải dịch vụ cho người cần bài hoàn thành ngay trong buổi học. Nếu còn băn khoăn cách học này có hợp với môn và chỗ vướng của bạn không, buổi tư vấn miễn phí 20 phút là nơi để hỏi. Trang dịch vụ ghi thời gian ghép thường là 48 giờ và có thể kéo dài khoảng hai tuần khi MAAS phải tuyển thêm chuyên gia học thuật phù hợp, còn nếu người được ghép chưa hợp thì bạn có thể đề nghị đổi gia sư từ buổi kế tiếp.

Đọc tiếp

• MGMT10002 Principles of Management: hướng dẫn assignment
• Cách học managing people ra sao khi môn dạy bằng tiếng Anh?
• BUSM40005 Foundations of Management: hướng dẫn assignment