Báo cáo thực tập kế toán gồm những gì và trình bày số liệu ra sao?

Trả lời thẳng: Với ngành kế toán doanh nghiệp, một khung phổ biến gồm ba chương: tổng quan về đơn vị thực tập, thực trạng công tác kế toán chia theo từng phần hành, rồi nhận xét, kiến nghị cùng hướng đề tài khoá luận. Khung cụ thể vẫn do khoa của bạn quy định, nên văn bản của khoa luôn là căn cứ cuối cùng.

Trường Đại học Điện lực (2025), trong tài liệu hướng dẫn dành cho sinh viên ngành Kế toán trình độ cử nhân, đặt chương một cho phần tổng quan đơn vị, trong đó mục 1.6 (tr. 8) yêu cầu mô tả tổ chức công tác kế toán gồm bộ máy kế toán, hình thức kế toán, mức độ tin học hoá và quy định lưu trữ chứng từ, sổ sách. Chương hai là phần nặng nhất, với bảy mục từ 2.1 đến 2.7 (tr. 8 và 9) lần lượt dành cho tiền lương, vật tư và công cụ dụng cụ, tài sản cố định, chi phí và giá thành, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, thuế, cuối cùng là kế toán quản trị nếu đơn vị có.

Chương ba của khung này dành cho nhận xét, kiến nghị và hướng đề tài khoá luận. Tài liệu này còn đặt trần 60 trang tính từ lời mở đầu đến kết luận (Trường Đại học Điện lực, 2025, tr. 9), và gợi ý thời gian viết báo cáo thường chiếm khoảng 30% đến 40% tổng thời gian thực tập. Hai con số, tức 60 trang và khoảng 30% đến 40% thời gian, giúp bạn chia sức hợp lý, vì nếu để đến tuần cuối mới viết thì phần chương hai, vốn cần chạy lại số liệu từng phần hành, sẽ không kịp hoàn thiện. Mục 1.4 của tài liệu yêu cầu nộp đề cương sơ bộ sau 2 tuần và đề cương chi tiết sau 2 tuần tiếp theo, mục 1.3.3 khuyên dành toàn thời gian cho báo cáo trong khoảng 3 tuần cuối, còn mẫu phiếu ở phụ lục ghi thời gian thực tập 8 tuần.

Để nắm các bước chung như đọc quy định, chọn khung và soát trích dẫn, bạn xem bài cách làm báo cáo thực tập từ A đến Z, còn bài này đi sâu vào phần riêng của kế toán.

Trả lời thẳng: Mỗi phần hành nên được viết theo cùng một trình tự: đặc điểm và phương pháp kế toán đơn vị áp dụng, sơ đồ quy trình, tổ chức sổ chi tiết kèm chứng từ, rồi tổ chức sổ tổng hợp. Dùng cùng một khung cho cả bảy mục giúp người chấm so sánh các phần hành với nhau mà không phải đoán bạn đang nói về cái gì.

Ở ví dụ tiền lương, Trường Đại học Điện lực (2025, tr. 8) liệt kê chứng từ tiền lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương, cùng sổ chi tiết tài khoản 334 và 338 thuộc phần sổ chi tiết, sau đó mới đến sổ tổng hợp. Cách chia này giúp sinh viên tránh lỗi hay gặp là chỉ chép lại định khoản. Một chương thực trạng đạt yêu cầu không dừng ở chuyện nghiệp vụ đó được hạch toán vào tài khoản nào, mà còn trả lời được ai lập chứng từ, ai duyệt, chứng từ đi qua những bước nào trước khi vào sổ.

Báo cáo cũng cần nêu những vấn đề thực tế của công tác kế toán tại đơn vị cùng nguyên nhân. Mục 1.3.3 trong tài liệu của trường yêu cầu mọi đề xuất được đánh giá từ nhận định và suy nghĩ độc lập của sinh viên, vì vậy câu kết của mỗi phần hành nên có một nhận xét riêng của bạn, ví dụ chỗ nào đơn vị còn lập bảng phân bổ thủ công, chỗ nào hai bộ phận đang ghi cùng một số liệu hai lần.

Bảng dưới đây gom bảy mục của khung trên cạnh nhau để bạn đối chiếu nhanh.

Chỉ riêng dòng tiền lương trong bảng trên là nguồn nguyên văn của trường, các dòng còn lại là gợi ý chung cho cùng cấu trúc và cần được đối chiếu với mẫu thật của đơn vị bạn.

Trả lời thẳng: Chứng từ là căn cứ để ghi sổ, sổ kế toán gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết, còn báo cáo tài chính là kết quả tổng hợp từ sổ. Luật Kế toán định nghĩa từng khái niệm này, nên khi viết báo cáo bạn nên dùng đúng thuật ngữ của luật thay vì các cách gọi tắt trong văn nói.

Quốc hội (2015), trong Luật Kế toán ban hành năm 2015, định nghĩa chứng từ kế toán là "những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán" (Quốc hội, 2015, Điều 3 khoản 3). Cũng trong luật này, Điều 3 khoản 18 gọi tài liệu kế toán là chứng từ, sổ, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán và các tài liệu liên quan, còn khoản 7 định nghĩa hình thức kế toán. Điều 24 khoản 3 và khoản 4 quy định sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, nội dung sổ phải có số hiệu và ngày tháng của chứng từ làm căn cứ ghi sổ, cùng số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Điều 26 khoản 3 yêu cầu thông tin, số liệu ghi vào sổ phải chính xác, trung thực và đúng với chứng từ.

Một chuỗi như vậy là cách rất tiện để bạn tự kiểm số liệu của chính mình. Nếu một con số xuất hiện ở bảng tổng hợp của báo cáo nhưng bạn không chỉ ra được dòng sổ chi tiết và chứng từ đứng sau nó, người chấm có lý do để nghi ngờ con số đó. Ngược lại, khi mỗi bảng đều ghi rõ lấy từ sổ nào, kỳ nào, thì phần phân tích bên dưới có chỗ dựa vững hơn nhiều.

Hình thức kế toán mà đơn vị chọn, hiểu theo luật là các mẫu sổ cùng trình tự và phương pháp ghi sổ, cũng thường được mô tả ở chương một. Bộ Tài chính (2016) ghi trong Điều 10 khoản 3 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, ban hành ngày 26/8/2016, rằng với doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng thông tư này, các chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn, không bắt buộc, doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu miễn là đảm bảo các nội dung chủ yếu, và biểu mẫu sổ kế toán cũng thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp lớn theo một chế độ kế toán khác, nên bạn cần hỏi đơn vị đang áp dụng văn bản nào. Vì thế mẫu sổ bạn thấy ở đơn vị có thể khác mẫu trong giáo trình, và báo cáo nên mô tả đúng mẫu đơn vị đang dùng.

Trả lời thẳng: Mỗi bảng nên tự đứng được, nghĩa là người đọc hiểu nó mà không phải lật sang phần văn xuôi, được đánh số theo thứ tự nhắc đến trong bài, và không lặp lại trong đoạn văn đúng những con số đã có trong bảng. Nếu khoa không quy định mẫu riêng, bạn có thể tham khảo các nguyên tắc trình bày bảng của APA.

American Psychological Association (n.d.) hướng dẫn rằng bảng cần cung cấp đủ thông tin để người đọc không phải đọc phần văn bản mới hiểu, cần đánh số theo thứ tự được nhắc tới, và không nên kẻ đường dọc phân cách dữ liệu hay viền quanh từng ô. American Psychological Association (2024) cũng dặn không lặp lại số thống kê ở cả phần văn bản lẫn bảng hoặc hình, và nên làm tròn ở mức hợp lý theo mục đích sử dụng, chẳng hạn trung bình và độ lệch chuẩn của thang điểm số nguyên lấy đến một chữ số thập phân. Hướng dẫn này dẫn các mục 6.32 đến 6.45 của sách Publication Manual ấn bản thứ bảy năm 2020. Áp vào báo cáo kế toán, điều này nghĩa là đoạn văn chỉ nên rút ra ý nghĩa của bảng, chẳng hạn chi phí nhân công chiếm tỷ trọng lớn nhất ở quý nào, thay vì đọc lại từng dòng số.

Khi bảng quá chi tiết, ví dụ sổ chi tiết cả năm của một tài khoản, bạn nên dời nó vào phụ lục và giữ ở thân bài một bảng tổng hợp. Hãy ghi rõ đơn vị tiền tệ, kỳ kế toán và nguồn ngay dưới tiêu đề bảng, vì ba thông tin này là thứ người chấm kế toán tìm đầu tiên. Nếu đơn vị làm tròn đến nghìn đồng hay triệu đồng, báo cáo cần nói điều đó một lần ở đầu chương.

Bảng nhỏ chỉ có hai cột và vài dòng thì nên viết thẳng vào đoạn văn để báo cáo không bị chia vụn bởi những bảng chỉ chứa vài con số.

Trả lời thẳng: Bạn chỉ nên dùng số liệu khi đơn vị cho phép, vì tài liệu hướng dẫn của trường yêu cầu sinh viên tuân thủ quy định của đơn vị về sử dụng thông tin và giữ bí mật những hồ sơ được tiếp cận. Chưa có văn bản chung nào hướng dẫn cách che số, nên hãy hỏi cả đơn vị lẫn giảng viên hướng dẫn trước khi in bất kỳ bảng nào.

Trường Đại học Điện lực (2025) viết rằng sinh viên cần tuân thủ các quy định của đơn vị về sử dụng thông tin, tính bảo mật và sự phù hợp giữa nội dung báo cáo với thực tế tại đơn vị. Khi muốn tham khảo bất kỳ hồ sơ hay tài liệu nào, sinh viên phải xin ý kiến của đơn vị thực tập và giữ bí mật những thông tin đó. Theo mục 1.2, 1.3.3 và 1.5.2, báo cáo thực tập cũng phải có xác nhận của đơn vị và của giảng viên hướng dẫn, nên đây là hai bên bạn cần thống nhất cách trình bày số liệu từ sớm.

Trong thực tế, nhiều sinh viên chọn che tên khách hàng, thay tên công ty bằng một cách gọi chung, hoặc làm tròn và quy đổi số liệu. Tuy nhiên, bài này không tìm thấy quy định chính thức nào của trường nói rõ cách che số như vậy được chấp nhận, nên đây chỉ là các cách làm bạn cần xin phép trước chứ chưa phải quy tắc. Một nguyên tắc an toàn là không chụp ảnh chứng từ gốc, không chép nguyên sổ cái khách hàng, và không gửi số liệu nội bộ lên mạng xã hội hay các nhóm chat.

Mức độ chi tiết đưa vào báo cáo cũng nên tương xứng với mục đích học tập. Mục tiêu của bạn là cho thấy mình hiểu quy trình và phát hiện được vấn đề, không phải sao chép toàn bộ dữ liệu nội bộ của đơn vị.

Trả lời thẳng: Một nghiên cứu ở Tây Ban Nha cho thấy sinh viên không thấy việc hoàn thành báo cáo giúp họ phản tư về trải nghiệm thực tập. Vì vậy, thay vì kể lại công việc, hãy dùng báo cáo để so sánh quy trình thực tế với những gì đã học và nêu rõ chỗ nào còn chênh lệch.

Pérez-Espés và cộng sự (2023), đăng trên tập 26 số 2 của Revista de Contabilidad năm 2023, khảo sát 279 sinh viên khối quản trị kinh doanh tại Đại học Autónoma de Madrid về tác động của thực tập kế toán. Nhóm tác giả cũng cho biết kỹ năng chung không thuộc nhóm giao tiếp tác động thuận chiều tới mức độ rõ ràng về định hướng nghề nghiệp, với hệ số 0,619 trong mô hình, và ghi nhận: "However, students do not perceive that reflection, materialized through the development of memory, helps in bringing the tacit knowledge inherent in the experience to the surface. The completion of the report has no impact on professional choice" (Pérez-Espés và cộng sự, 2023, tr. 223). Tạm dịch, sinh viên không cảm thấy việc viết báo cáo giúp đưa ra ánh sáng những hiểu biết ngầm trong trải nghiệm, và báo cáo không ảnh hưởng tới lựa chọn nghề nghiệp.

Kết quả này không có nghĩa báo cáo vô ích, mà cho thấy báo cáo hay bị viết như một thủ tục. Với kế toán, bạn có thể làm khác bằng cách chọn một phần hành, đặt quy trình trong giáo trình cạnh quy trình đơn vị đang chạy, rồi chỉ ra một khác biệt cụ thể cùng lý do có thể có. Ví dụ, giáo trình mô tả sổ chi tiết lập theo từng đối tượng, trong khi đơn vị dùng một bảng tính chung cho nhiều đối tượng, và bạn đánh giá rủi ro cũng như lợi ích của cách làm đó. Đây là phần mà đoạn nhận xét ở chương ba cần dựa vào.

Nếu bạn cần thêm một người góp ý cho phần phân tích này, dịch vụ hỗ trợ làm assignment và essay với sự đồng hành của chuyên gia MAAS có thể giúp bạn rà cấu trúc lập luận, còn bạn vẫn là người viết và chịu trách nhiệm về số liệu của mình.