Tác giả: Ban Biên tập MAAS
Cập nhật lần cuối: 2026-10-10
Chuyên mục: admissions
Ngày 10 tháng 10 năm 2026, khi tôi hỏi câu này, phần AI Overview của Google trả lời là một trang, khoảng 500 từ và hiếm khi quá hai trang, còn Perplexity đưa ra một lá thư một trang gồm năm phần. Cả hai đều dặn thêm là phải làm theo hướng dẫn của tin tuyển trước, nhưng không bên nào cho thấy hướng dẫn ấy trông ra sao. Các tin tuyển tôi đọc cho bài này không khớp với độ dài gọn gàng đó: một nơi giới hạn thư ở hai trang, một nơi ở 250 từ, và một nơi thay thư bằng một biểu mẫu.
Trả lời thẳng: Trong một tin tuyển PhD, cover letter chỉ là một dòng trong danh sách tài liệu bắt buộc, và tin tuyển thường quy định luôn thư gửi cho ai, dài bao nhiêu và phải có những nội dung gì. Có chương trình loại thẳng thư chung chung, có chương trình thay thư bằng một biểu mẫu. Hãy đọc danh sách của tin tuyển trước khi viết chữ nào.
Bài này dựa trên năm hướng dẫn nộp hồ sơ đã công bố, không dựa trên các trang tư vấn: một vị trí PhD ở Thuỵ Điển, một vị trí cotutelle ở Cộng hoà Séc và ba chương trình ở Anh. Bài không đưa mẫu thư, vì các hướng dẫn dưới đây không thống nhất với nhau về việc lá thư là gì.
Có cần cover letter khi nộp vào một vị trí PhD không?
Trả lời thẳng: Chỉ cần khi tin tuyển liệt kê nó. QUARTILES DLA (n.d.), một chương trình gắn với University of Aberdeen và Queen's University Belfast, xếp cover letter vào nhóm tài liệu bổ trợ, đồng thời nói rằng tài liệu họ không yêu cầu sẽ bị xoá khỏi hồ sơ. Ở chương trình này danh sách vừa là mức tối thiểu vừa là mức trần.
Hạn nộp cho khoá tháng 10 năm 2026 của chương trình này là 23 giờ 59 thứ Năm ngày 23 tháng bảy năm 2026, và họ ghi rõ hồ sơ thiếu hoặc nộp muộn sẽ không được xét, cũng như họ không đi đòi tài liệu còn thiếu (QUARTILES DLA, n.d.). Chương trình PhD về trò chơi iGGi liệt kê chín tài liệu, trong đó có cover letter, ở bản trình bày dành cho vòng tuyển đóng giữa trưa ngày 26 tháng một năm 2023, và đòi mọi thứ trừ mẫu đơn phải gửi trong một email duy nhất (iGGi PhD, 2023).
Newcastle University (n.d.) nói ở mức chung rằng hướng dẫn nộp hồ sơ cụ thể nằm trong từng tin tuyển nên phải đọc kỹ từng tin. Trên thực tế danh sách tài liệu không giống nhau giữa hai vị trí, và vì thế một lá thư viết một lần để gửi cho mọi vị trí sẽ không vừa khít với vị trí nào.
Cover letter của PhD nên gửi cho ai?
Trả lời thẳng: Thường là một người có tên, và đôi khi là một người khác cho mỗi dự án. QUARTILES DLA (n.d.) đòi cover letter gửi cho giảng viên hướng dẫn chính, mỗi dự án một thư. Ứng viên chọn hai dự án trên mẫu đơn nhưng chỉ gửi một thư thì chỉ được xét cho dự án lựa chọn đầu.
QUARTILES DLA cho nộp tối đa hai dự án trong một hồ sơ, nên quy tắc này nghĩa là hai thư trong cùng một email. Norwich Research Park Doctoral Training Partnership (n.d.) cho chọn tới ba dự án nhưng đòi một hồ sơ riêng cho từng dự án.
Hall (2024), viết cho jobs.ac.uk, khuyên nên gửi cho một người có tên khi có thể, kết thư bằng "Yours sincerely" trong trường hợp đó và "Yours faithfully" trong trường hợp còn lại, và ghi mã số tin tuyển nếu có. Đó là quy ước chung của thư xin việc, và chương trình nói trên biến điều đầu tiên thành một yêu cầu.
Cover letter của PhD dài bao nhiêu và gồm những gì?
Trả lời thẳng: Tin tuyển có thể quy định cả hai. Tin tuyển PhD ngành Computing Science của Umeå University (n.d.) đòi cover letter tối đa hai trang với ba mục: nền tảng nghiên cứu liên quan tới vị trí, lý do ứng tuyển vào chính vị trí này, và ý tưởng cùng kế hoạch cho dự án nghiên cứu. Bản trình bày của iGGi giới hạn thư ở 250 từ.
Tin của Umeå đóng ngày 21 tháng mười một năm 2025, đòi tệp đính kèm dạng PDF và nhận bài viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Thuỵ Điển (Umeå University, n.d.). Thư của iGGi ngắn hơn và mang tính hành chính hơn. Thư mở đầu bằng thông tin liên lạc và nước cư trú, yêu cầu ứng viên khai nộp với tư cách sinh viên đóng học phí trong nước hay quốc tế, rồi mới đến phần tự giới thiệu ngắn tối đa 250 từ (iGGi PhD, 2023). Lời khai đó quan trọng với chương trình, vì bản trình bày ghi rằng số suất học phí quốc tế bị giới hạn ở 30 phần trăm tổng số, tức ba suất trong năm đó.
Đặt hai hướng dẫn cạnh nhau thì lá thư có hai vai trò khác nhau. Ở Umeå nó gánh một phần việc mà nơi khác dành cho đề cương nghiên cứu. Ở iGGi nó là trang bìa kèm một đoạn tự giới thiệu 250 từ. Chỉ nhìn tên gọi thì không biết lá thư giữ vai trò nào trong hai vai đó.
Điều gì xảy ra với cover letter PhD chung chung?
Trả lời thẳng: Hai trong các tin tuyển nói rõ là sẽ không được xét. Umeå University (n.d.) nói hồ sơ không có thư, hoặc có “a generic letter not tailored to this position”, sẽ không được xét. Một vị trí cotutelle ở Heyrovský Institute của Séc áp dụng cùng quy tắc cho "motivation letter" (J. Heyrovský Institute of Physical Chemistry, n.d.).
Tin của Heyrovský có hạn nộp ngày 1 tháng ba năm 2025 và ngày bắt đầu ngày 1 tháng sáu năm 2025, yêu cầu CV, motivation letter, bản tóm tắt nghiên cứu trước đây, danh sách công bố và tên của một hoặc hai người giới thiệu (J. Heyrovský Institute of Physical Chemistry, n.d.). Tên gọi đổi nhưng quy tắc không đổi. Theo cách hiểu của MAAS, "cover letter" và "motivation letter" là hai tên của cùng một ô, và điều quan trọng là chỉ dẫn gắn với ô đó: viết cho vị trí này, không viết cho vị trí nào cũng được.
Một lá thư gửi nguyên văn cho mười vị trí đều được thì trượt phép thử đó ngay từ cấu trúc. Lá thư qua được là lá thư gọi tên dự án, nhóm nghiên cứu và phương pháp, rồi nói ứng viên đã làm gì liên quan tới chúng.
Nếu chương trình thay cover letter bằng một biểu mẫu thì sao?
Trả lời thẳng: Khi đó không có thư để viết. Norwich Research Park Doctoral Training Partnership (n.d.) nói biểu mẫu personal statement của họ được “used in place of a standard personal statement or cover letter”, tức dùng thay cho thư thông thường, ứng viên phải dùng đúng biểu mẫu họ cung cấp, và hồ sơ thiếu biểu mẫu sẽ bị từ chối. Một lá thư viết sẵn từ trước không có chỗ nào để đặt vào.
Chương trình này nêu lý do: biểu mẫu để chuẩn hoá phần này của hồ sơ, giúp ứng viên có người hỗ trợ và ứng viên không có được so sánh đều tay hơn (Norwich Research Park Doctoral Training Partnership, n.d.). Phần research statement cũng là biểu mẫu, và chương trình có công bố hướng dẫn cho cả hai. Hồ sơ còn cần CV khoảng một đến hai trang, thông tin của hai người giới thiệu và tối đa ba dự án.
Với ứng viên đây là ví dụ rõ nhất cho việc vì sao danh sách phải đọc trước. Công sức đánh bóng một lá thư ở đây là uổng, và thứ cần đọc là hướng dẫn đi kèm chính biểu mẫu.
Cover letter có giống statement of purpose hay personal statement không?
Trả lời thẳng: Không hẳn. Cover letter trong tin tuyển là thư trả lời một yêu cầu đã công bố, còn email đầu gửi giáo sư thì không ai yêu cầu. Hall (2024) gọi cover letter là phần mang tính chức năng, gom và trình bày cả hồ sơ, còn personal statement dài hơn và nói về kinh nghiệm, mối quan tâm và định hướng.
Hall (2024) nói thêm rằng có nơi đòi cả hai, khi đó phải lên nội dung để hai văn bản không lặp nhau, và cover letter có thể dùng để giải thích một khoảng trống trong CV. Danh sách của Umeå cho thấy ranh giới này có giới hạn, vì "cover letter" của họ đòi ý tưởng và kế hoạch cho dự án nghiên cứu, điều nghe gần với personal statement dài hơn mà Hall mô tả. Tên gọi không quyết định gì cả. Danh sách nội dung trong tin tuyển mới quyết định.
Con đường không ai yêu cầu được bàn ở bài Email đầu tiên gửi giáo sư cần làm được điều gì?, còn chuyện đặt tên được bàn ở bài Statement of purpose hay motivation letter: nên viết cái nào?. Bài này nói về trường hợp tin tuyển đã cho bạn biết cần gửi gì.
Nên làm gì với tin tuyển trước khi viết?
Trả lời thẳng: Chép danh sách tài liệu của tin tuyển và ghi cho từng mục năm điều: ai nhận, dài bao nhiêu, phải chứa gì, phải gửi mấy bản, đặt tên và gửi ra sao. Sau đó kiểm tra xem tài liệu thừa có bị xoá không. Chỉ khi ấy mới viết nháp, và viết riêng cho đúng vị trí này.
Bốn trong các hướng dẫn của bài cho thấy vì sao cả năm điều đều đáng ghi. Người nhận là giảng viên hướng dẫn chính có tên ở QUARTILES DLA. Độ dài là hai trang ở Umeå và 250 từ ở iGGi. Nội dung là ba mục liệt kê ở Umeå và lời khai loại học phí ở iGGi. Số bản là một thư cho mỗi dự án ở QUARTILES DLA. Cách gửi là tệp PDF ở Umeå, một email có dòng tiêu đề ở QUARTILES DLA, và biểu mẫu có sẵn ở Norwich.
MAAS cùng ứng viên đọc danh sách tài liệu của tin tuyển và soạn bản nháp từ chính lời kể của ứng viên về công việc của mình, còn ứng viên là người đọc, chỉnh, duyệt và tự nộp từng tài liệu. Xem Chiến lược và triển khai hồ sơ ứng tuyển tiến sĩ để biết dịch vụ gồm những gì.
Câu hỏi thường gặp
Nộp vị trí PhD có cần cover letter không?
Chỉ khi tin tuyển liệt kê nó. QUARTILES DLA và chương trình iGGi có liệt kê, còn Norwich Research Park Doctoral Training Partnership thay thư bằng biểu mẫu (QUARTILES DLA, n.d.; iGGi PhD, 2023; Norwich Research Park Doctoral Training Partnership, n.d.).
Cover letter PhD nên dài bao nhiêu?
Theo đúng tin tuyển. Umeå đặt tối đa hai trang và bản trình bày của iGGi đặt 250 từ cho thư (Umeå University, n.d.; iGGi PhD, 2023).
Cover letter và motivation letter có giống nhau không?
Hai tên cùng chiếm một ô. Heyrovský Institute dùng "motivation letter" với cùng quy tắc như "cover letter" của Umeå, là phải viết riêng cho vị trí (J. Heyrovský Institute of Physical Chemistry, n.d.; Umeå University, n.d.).
Có thể gửi một cover letter cho nhiều dự án không?
Không ở QUARTILES DLA, nơi đòi mỗi dự án một thư và chỉ xét lựa chọn đầu nếu một thư phải gánh hai dự án (QUARTILES DLA, n.d.).
Cover letter khác personal statement ở đâu?
Hall (2024) mô tả cover letter là phần chức năng trình bày cả hồ sơ, còn personal statement là bản kể dài hơn về kinh nghiệm, mối quan tâm và định hướng.
Bài liên quan của MAAS
- Email đầu tiên gửi giáo sư cần làm được điều gì?
- Statement of purpose hay motivation letter: nên viết cái nào?
- Dùng bài personal statement mẫu cho PhD thế nào?
- CV nộp hồ sơ tiến sĩ cần có gì và nên bỏ gì?
- Tài nguyên hồ sơ ứng tuyển tiến sĩ
- Chiến lược và triển khai hồ sơ ứng tuyển tiến sĩ
References
Hall, C. (2024, September 6). How to write a cover letter for PhD applications. jobs.ac.uk. Retrieved October 10, 2026, from https://career-advice.jobs.ac.uk/studentship-advice/phd/how-to-write-a-cover-letter-for-phd-applications/
iGGi PhD. (2023). Documents to be submitted with your application [Briefing slides]. Retrieved October 10, 2026, from https://www.iggi-phd.org/_files/ugd/a3d5c3_d40c4e85c5a54548b6fc2868964361c3.pdf
J. Heyrovský Institute of Physical Chemistry. (n.d.). Cotutelle PhD position in physics of 2D materials [Job advertisement]. Retrieved October 10, 2026, from https://www.heu.cas.cz/recruitment/cotutelle-phd-position-physics-of-2d-materials
Newcastle University. (n.d.). How to apply for a PhD studentship. Retrieved October 10, 2026, from https://www.ncl.ac.uk/postgraduate-research/how-to-apply/studentships/
Norwich Research Park Doctoral Training Partnership. (n.d.). Application guidance. Retrieved October 10, 2026, from https://biodtp.norwichresearchpark.ac.uk/how-to-apply/application-steps/
QUARTILES DLA. (n.d.). How to apply. Retrieved October 10, 2026, from https://quartiles-dla.ac.uk/how-to-apply/
Umeå University. (n.d.). PhD student in Computing Science with focus on AI policy and climate risk narratives [Job advertisement]. Retrieved October 10, 2026, from https://umu.varbi.com/en/what:job/jobID:870935/
Tools & resources
- Hướng dẫn viết cover letter PhD của jobs.ac.uk: https://career-advice.jobs.ac.uk/studentship-advice/phd/how-to-write-a-cover-letter-for-phd-applications/
- Hướng dẫn nộp hồ sơ của QUARTILES DLA: https://quartiles-dla.ac.uk/how-to-apply/