Sinh viên xin thực tập thế nào: CV, thư xin việc và phỏng vấn?

Trả lời thẳng: Thực tập sinh, tiếng Anh là intern, là người làm việc trong một môi trường nghề nghiệp để áp dụng kiến thức đã học vào thực tế. Một hiệp hội của các trường đại học và nhà tuyển dụng ở Mỹ coi thực tập là hình thức học qua trải nghiệm, trong đó điều học ở lớp được dùng vào công việc thật, và vị trí này có điểm đầu, điểm cuối được xác định.

National Association of Colleges and Employers (2011) định nghĩa thực tập là "a form of experiential learning that integrates knowledge and theory learned in the classroom with practical application and skills development in a professional setting", tức hình thức học qua trải nghiệm gắn lý thuyết ở lớp với thực hành và phát triển kỹ năng trong môi trường nghề nghiệp. Văn bản này được in năm 2011 và là quan điểm của một tổ chức Mỹ, nên bạn dùng nó như bộ câu hỏi để kiểm tra một lời mời thực tập, không phải như quy định áp dụng ở Việt Nam.

Cũng theo văn bản đó, một vị trí thực tập đúng nghĩa cần có bản mô tả công việc kèm ngày bắt đầu và kết thúc, mục tiêu học tập gắn với ngành bạn đang học, người giám sát có chuyên môn và phản hồi đều đặn từ người đó. Trước khi nhận lời, bạn có thể hỏi nhà tuyển dụng đúng năm điểm này. Nếu vị trí chỉ là việc vặt không có người hướng dẫn thì nó khó giúp bạn học được gì cho CV.

Trả lời thẳng: Bạn bắt đầu từ trung tâm hướng nghiệp và khoa của trường, vì Bộ Giáo dục và Đào tạo để từng trường tự quy định cách tổ chức, giám sát và đánh giá thực tập. Với tin đăng bên ngoài, điều quyết định là đọc kỹ bản mô tả công việc, nhất là thời gian làm việc, để biết vị trí bán thời gian có hợp lịch học không.

Bộ Giáo dục và Đào tạo (2021) trong Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT chỉ nêu việc phân công giảng viên hướng dẫn thực tập, trách nhiệm của sinh viên khi được giao thực tập và việc đánh giá thực tập ở mức khung, còn chi tiết nằm ở quy chế của từng trường. Vì vậy bước đầu tiên là đọc quy chế và hướng dẫn thực tập của khoa mình: thực tập có bắt buộc không, tính mấy tín chỉ, có được tự tìm nơi thực tập hay phải theo danh sách của trường.

Trung tâm Hướng nghiệp – Tư vấn việc làm, Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh (n.d.) khuyên ứng viên "tìm hiểu thật kỹ các đầu việc mà bạn cần phải đảm nhận trong bản mô tả công việc". Với các cụm bạn hay gõ như thực tập sinh bán thời gian, thực tập sinh tại TP.HCM, thực tập sinh IT hay thực tập sinh nhân sự, bản mô tả công việc là nơi đọc ra bạn sẽ làm gì mỗi ngày, làm mấy buổi mỗi tuần và ai hướng dẫn. Hai vị trí cùng tên thực tập sinh nhưng khác ngành có thể có đầu việc rất khác nhau, nên đừng nộp cùng một bộ hồ sơ cho cả hai.

Bài này không dùng số liệu về số tin tuyển dụng hay mức đãi ngộ trên các trang việc làm, vì các số đó đổi theo tuần và không có nguồn bình duyệt để đối chiếu.

Trả lời thẳng: Trong các văn bản pháp luật bài này đọc được, không có điều nào ấn định riêng mức lương cho sinh viên thực tập. Điều 61 Bộ luật Lao động 2019 chỉ bàn về học nghề và tập nghề tại doanh nghiệp, và khi người học có tham gia làm việc thì tiền lương do hai bên tự thương lượng. Vì vậy bạn nên hỏi rõ về thù lao trước khi nhận.

Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2019) quy định tại khoản 5 Điều 61 rằng người học nghề, tập nghề trực tiếp hoặc tham gia lao động thì "được người sử dụng lao động trả lương theo mức do hai bên thỏa thuận". Khoản 2 giới hạn thời hạn tập nghề tại nơi làm việc là không quá 03 tháng, và khoản 3 cấm thu học phí. Nhưng đây là quy định về người được doanh nghiệp tuyển vào để học nghề và làm việc cho chính doanh nghiệp đó, không phải luật về thực tập do trường sắp xếp cho sinh viên.

Cách an toàn là hỏi thẳng nhà tuyển dụng và nhờ họ ghi vào thư mời hoặc thoả thuận thực tập: có thù lao hay không, bao nhiêu, thực tập kéo dài bao lâu, ai là người hướng dẫn. Nếu vị trí do trường giới thiệu, bạn hỏi thêm khoa xem quy chế thực tập có điều khoản nào về thù lao hay bảo hiểm không.

Trả lời thẳng: Chưa từng đi làm thì CV của bạn lấy chất liệu từ trường lớp: các môn học, bài tập nhóm, đồ án và hoạt động ngoại khóa. Mỗi dòng nên nói bạn đã làm gì và đạt kết quả nào, kèm con số nếu có. Hướng dẫn của trung tâm hướng nghiệp Harvard nhấn mạnh một bản CV gọn, dễ lướt mắt và sạch lỗi chính tả.

Trung tâm Hướng nghiệp – Tư vấn việc làm, Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh (n.d.) hướng dẫn người ít kinh nghiệm tự hỏi: "Bạn học được gì ở trường đại học? Qua các môn học mà bạn đã từng học, bạn rút ra được những kỹ năng và tư duy gì?" Một môn có bài thuyết trình nhóm, một đồ án phân tích dữ liệu hay một kỳ làm câu lạc bộ đều là chất liệu, miễn bạn mô tả bạn đã làm gì chứ không chỉ liệt kê tên môn.

Harvard FAS Mignone Center for Career Success (n.d.-a) liệt kê năm lỗi hàng đầu của một bản resume: lỗi chính tả và ngữ pháp, thiếu email hoặc số điện thoại, dùng câu bị động thay vì động từ hành động, trình bày rối và dài, và không cho thấy kết quả. Trang này cũng đề nghị viết dựa trên sự kiện, tức định lượng và mô tả rõ. Ví dụ, thay vì viết "phụ trách truyền thông cho câu lạc bộ", bạn viết bạn đăng bao nhiêu bài và làm gì để kênh có thêm người theo dõi, chỉ với số có thật.

Cần lưu ý đây là hướng dẫn của một trường Mỹ, và chính trang đó cũng ghi rằng quy ước resume khác nhau giữa các nước. Những lời khuyên như không đưa ảnh hay tuổi vào CV là chuẩn của Mỹ. CV ở Việt Nam có thể có ảnh hoặc ngày sinh tuỳ doanh nghiệp và ngành, nên bạn xem mẫu doanh nghiệp yêu cầu hoặc hỏi trung tâm hướng nghiệp của trường.

Bảng tóm tắt từ danh sách năm lỗi của Harvard FAS Mignone Center for Career Success (n.d.-a), cột bên phải là gợi ý của MAAS.

Trả lời thẳng: Có bằng chứng thực nghiệm cho thấy kinh nghiệm thực tập làm tăng cơ hội được nhà tuyển dụng gọi phỏng vấn, nhưng bằng chứng này đến từ Mỹ. Nghiên cứu của Nunley và cộng sự gửi khoảng 9.400 hồ sơ giả tới các vị trí khởi đầu và thấy hồ sơ có thực tập được mời phỏng vấn nhiều hơn 14%.

Nunley và cộng sự (2016) làm một thí nghiệm gửi hồ sơ: từ tháng 1 đến hết tháng 7 năm 2013, nhóm tác giả gửi "approximately 9400 randomly-generated résumés" tới các tin tuyển dụng trực tuyến ở các lĩnh vực ngân hàng, tài chính, quản lý, marketing, bảo hiểm và bán hàng (Nunley và cộng sự, 2016, tr. 38). Kết luận ở phần tóm tắt là "internship experience increases the interview rate by 14%" (Nunley và cộng sự, 2016, tr. 37), và ở trang 42 nhóm ghi rằng ứng viên có thực tập có khả năng nhận lời mời phỏng vấn cao hơn 14%, tương đương 2,2 điểm phần trăm.

Bạn nên đọc kết quả này đúng phạm vi của nó. Hồ sơ là hồ sơ giả, tin tuyển dụng ở bảy thành phố Mỹ, vị trí khởi đầu trong khối ngành kinh doanh, và chỉ đo việc nhà tuyển dụng có mời phỏng vấn hay không, không đo việc có được nhận hay không. Nó không nói gì trực tiếp về thị trường Việt Nam hay ngành kỹ thuật. Nhóm tác giả cho rằng dữ liệu ủng hộ cách giải thích theo tín hiệu, tức nhà tuyển dụng đọc kinh nghiệm thực tập như một dấu hiệu về ứng viên (Nunley và cộng sự, 2016, tr. 37).

Trả lời thẳng: Một thư xin thực tập tốt thường ngắn, nêu sự thật và hướng tới đúng vị trí: không quá một trang, gửi cho một người cụ thể nếu biết tên, và nối kỹ năng trong bản mô tả công việc với những gì bạn đã làm. Trung tâm Hướng nghiệp của Đại học Mở TP.HCM khuyên đính kèm thư ứng tuyển để tăng cơ hội được mời phỏng vấn.

Trung tâm Hướng nghiệp – Tư vấn việc làm, Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh (n.d.) viết rằng bạn có thể đính kèm thêm thư ứng tuyển "để tăng cơ hội được mời đi phỏng vấn". Harvard FAS Mignone Center for Career Success (n.d.-a) đưa năm gợi ý cho thư xin việc: giữ thư ngắn gọn và đúng sự thật, tối đa một trang, gửi cho một người cụ thể nếu có thể, dẫn kỹ năng hoặc kinh nghiệm từ bản mô tả công việc rồi nối với hồ sơ của mình, và coi thư là một mẫu bài viết nằm trong vòng sàng lọc.

Gộp lại, một email xin thực tập gồm bốn phần: dòng tiêu đề nêu rõ vị trí bạn ứng tuyển, một đoạn giới thiệu bạn là ai và đang học ngành gì ở năm mấy, một đoạn nối hai hoặc ba việc bạn đã làm với yêu cầu của vị trí, và một câu nêu bạn đính kèm CV cùng thời gian bạn có thể làm việc. Cùng trang Harvard cũng cảnh báo rằng công cụ AI không nên là tác giả chính vì sản phẩm thường rất chung chung. Bạn có thể nhờ AI soát lỗi, nhưng chuyện bạn đã làm gì thì chỉ bạn mới viết được.

Trả lời thẳng: Hãy chuẩn bị sẵn phần giới thiệu bản thân, vì đây là câu hỏi phổ biến nhất, và vài câu chuyện thật để trả lời câu hỏi về hành vi theo khung Tình huống, Hành động, Kết quả. Chuẩn bị luôn vài câu hỏi cho nhà tuyển dụng, hỏi về bước tiếp theo, và gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ.

Trung tâm Hướng nghiệp – Tư vấn việc làm, Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh (n.d.) nhận định giới thiệu bản thân là câu hỏi phổ biến nhất mà ai đi phỏng vấn cũng gặp, nên cần chuẩn bị trước. Cũng trang đó nói thư cảm ơn nhà tuyển dụng nên được gửi trong vòng 24 giờ kể từ khi phỏng vấn.

Harvard FAS Mignone Center for Career Success (n.d.-b) hướng dẫn trả lời câu hỏi về hành vi theo ba bước: Situation, Action, Result, tức tình huống, hành động và kết quả. Trang này nhắc "show, don't tell": dùng một ví dụ cụ thể, chỉ giữ chi tiết liên quan, và kết bằng kết quả hoặc điều bạn học được. Nó cũng khuyên chuẩn bị câu chuyện cho từng nhóm năng lực, mỗi câu chuyện thể hiện ít nhất một phẩm chất liên quan. Với sinh viên, câu chuyện có thể đến từ bài tập nhóm, một dự án môn học hay hoạt động câu lạc bộ.

Trước khi rời buổi phỏng vấn, bạn cũng nên biết bước tiếp theo của quy trình, ví dụ hỏi khi nào có thể nhận được phản hồi (Harvard FAS Mignone Center for Career Success, n.d.-b).

Sau khi có suất thực tập, hai bài cách viết nhật ký thực tập và cách làm báo cáo thực tập giúp bạn ghi chép từ tuần đầu để cuối kỳ có sẵn chất liệu.

Trả lời thẳng: Bạn nên cân nhắc người kèm thêm khi một môn chuyên ngành đang kéo điểm hoặc kéo thời gian của bạn, vì khi chưa có kinh nghiệm đi làm, CV chủ yếu dựa vào các môn và dự án bạn đã làm. Khi đó vấn đề là hiểu bài, không phải kỹ năng xin việc, và hướng dẫn 1:1 theo đúng mã môn có thể giúp.

Nếu bạn đang vướng ở một môn nền tảng của ngành mình định xin thực tập, ví dụ môn lập trình hay kế toán, thì việc hiểu chắc môn đó vừa giúp bạn học tốt hơn vừa cho bạn ví dụ thật để viết vào CV và trả lời phỏng vấn. MAAS có dịch vụ gia sư 1:1 theo đúng mã môn, gia sư giảng lại phần bạn đang vướng và đi qua ví dụ mẫu, còn bài làm vẫn do bạn tự viết.