Cách làm PowerPoint đẹp cho bài thuyết trình đại học là gì?

Trả lời thẳng: Trước khi chọn mẫu hay màu, bạn nên viết ra điều mỗi slide cần chứng minh, bằng một câu đầy đủ. Alley và Neeley (2005) đề xuất tiêu đề dạng câu khẳng định kèm hình làm bằng chứng, và thí nghiệm của Garner và Alley (2013) với 110 sinh viên kỹ thuật cho thấy cách này giúp người xem hiểu bài tốt hơn.

Phần nội dung là chỗ nhiều bạn bỏ qua, vì mở PowerPoint ra thì mẫu đẹp hiện sẵn và việc chọn mẫu có vẻ giống thiết kế. Thực ra thiết kế bắt đầu sớm hơn: bạn cần biết bộ slide có mấy luận điểm, luận điểm nào cần một hình hay một con số làm chứng cứ, và luận điểm nào chỉ cần một câu. Bài slide thuyết trình gồm những phần nào đã đi kỹ phần này, gồm cả cách viết tiêu đề dạng câu và cách ghi nguồn hình, nên bài đang đọc chỉ bàn tiếp phần nhìn của slide.

Một cách kiểm nhanh trước khi thiết kế là đọc to dãy tiêu đề của cả bộ slide từ đầu đến cuối. Nếu nghe ra một lập luận liền mạch thì bạn đã có khung, còn nếu nghe như một danh sách chủ đề rời rạc thì việc đổi màu hay đổi font sẽ chưa cứu được bộ slide đó.

Trả lời thẳng: Chọn màu để chữ tương phản rõ với nền, và đừng dùng màu làm cách duy nhất để truyền thông tin. World Wide Web Consortium (2023) đặt mức tương phản tối thiểu 4,5:1 cho chữ thường và 3:1 cho chữ lớn. Về font, Alley và Neeley (2005) khuyên dùng font sans serif như Arial, cỡ 28 cho tiêu đề và 18 đến 24 cho phần thân.

Chuẩn tương phản trên đến từ Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.2 của World Wide Web Consortium (2023), tiêu chí 1.4.3. Tài liệu này viết cho trang web chứ không viết riêng cho slide, nên áp sang PowerPoint là mượn một chuẩn đã có sẵn chứ không phải quy định bắt buộc của môn học nào. World Wide Web Consortium (2023) coi chữ lớn là chữ từ 18pt, hoặc 14pt nếu in đậm, và với loại chữ này mức tối thiểu hạ xuống 3:1. Theo tiêu chí 1.4.1 của cùng tài liệu, màu không nên là cách duy nhất để truyền thông tin, ví dụ không nên chỉ nói "doanh số của An màu đỏ, của Bình màu xanh" mà không có nhãn hay ký hiệu nào khác.

Microsoft (n.d.) đưa ra một cách kiểm rất rẻ: bật bộ lọc màu Grayscale của Windows (Settings, rồi Accessibility, rồi Color filters) và xem slide còn đọc được không. Nếu hai đường trên biểu đồ chỉ khác nhau ở màu và biến thành một khi hết màu, bạn cần thêm nhãn trực tiếp hoặc đổi kiểu nét. Microsoft (n.d.) cũng khuyên cỡ chữ từ 18pt trở lên, dùng font sans serif và chừa đủ khoảng trắng.

Alley và Neeley (2005) còn khuyên tránh viết hoa toàn bộ chữ trên slide. Với phòng chứa hơn 20 người, họ gợi ý in đậm phần chữ sans serif. Gợi ý của MAAS, không đến từ các nguồn trên, là chọn một bảng màu hai đến ba màu rồi giữ nguyên cho cả bộ slide, để màu nhấn chỉ xuất hiện đúng chỗ bạn muốn người xem nhìn.

Trả lời thẳng: Mỗi khối chữ, kể cả tiêu đề, nên dài một đến hai dòng, và mỗi danh sách chỉ nên có hai đến bốn mục. Alley và Neeley (2005) nêu các mức này và khuyên tránh hẳn gạch đầu dòng, còn University of California San Diego, Instructional multimedia (n.d.) cho phép tối đa bốn gạch đầu dòng mỗi slide. Chừa khoảng trắng bên trong slide để chữ và hình không dính nhau.

Về khoảng trắng, Alley và Neeley (2005) viết rằng người thiết kế nên "be generous with white space, but give preference to internal white space between text blocks and graphic elements within the slide" (Alley & Neeley, 2005, tr. 420). Hiểu đơn giản là khoảng trống đáng giá nhất nằm giữa các khối chữ và hình trong slide, chứ không phải lề trắng lớn quanh mép. Khi slide chật, cách sửa không phải là thu nhỏ chữ mà là tách slide hoặc bỏ bớt ý.

Về hình, Alley và Neeley (2005, tr. 421) dẫn nghiên cứu của Carney và Levin công bố năm 2002 rằng hình đại diện cho nội dung giúp nhớ lâu hơn, còn hình trang trí như nền mẫu có sẵn của PowerPoint thì không, và còn làm giảm khả năng nhớ. University of California San Diego, Instructional multimedia (n.d.) cũng khuyên tránh hình trang trí. Vậy hình nên là sơ đồ, ảnh chụp hay biểu đồ trực tiếp minh hoạ điều tiêu đề vừa nói.

Microsoft (n.d.) thêm hai gợi ý dễ làm: dùng các kiểu slide dựng sẵn (built-in slide designs) của PowerPoint thay vì tự kéo hộp chữ khắp nơi, và chạy Accessibility Checker để bắt lỗi như slide thiếu tiêu đề hay hình thiếu văn bản thay thế (alt text). Hai việc này mất vài phút mà tránh được nhiều lỗi lặt vặt.

Trả lời thẳng: Hãy viết thông điệp của biểu đồ thành vài câu trước khi vẽ, rồi chọn loại biểu đồ theo quan hệ trong dữ liệu. Government Analysis Function (2022) khuyên nếu không viết được thông điệp thì nên chọn lại biểu đồ. Dữ liệu theo thời gian hợp với biểu đồ đường, còn xếp hạng hợp với biểu đồ cột hoặc thanh.

Government Analysis Function (2022) có một bảng chọn biểu đồ theo điều bạn muốn cho người xem thấy. Bảng dưới tóm lại các cặp tương ứng trong hướng dẫn đó. Nên nhớ đây là hướng dẫn dành cho báo cáo thống kê của cơ quan nhà nước Anh, nên với bài thuyết trình bạn dùng nó như một điểm khởi đầu hợp lý chứ không phải luật.

Government Analysis Function (2022) cũng nhắc mỗi biểu đồ cần văn bản thay thế (alt text) hoặc một bảng đi kèm, để người không nhìn được hình vẫn nắm được thông điệp. Với slide, điều này nối với một việc bạn vốn nên làm: dùng tiêu đề của slide để nói thẳng kết luận của biểu đồ, thay vì đặt tên chung như "Biểu đồ doanh thu". Theo kinh nghiệm của MAAS, một biểu đồ ít cột nhưng có nhãn trực tiếp thường dễ đọc hơn một biểu đồ nhiều lớp phải nhìn lên chú giải rồi nhìn xuống.

Trả lời thẳng: Dùng hiệu ứng để dẫn mắt người xem theo lời nói, không dùng để làm đẹp. University of California San Diego, Instructional multimedia (n.d.) khuyên cho đối tượng hiện ra chỉ khi bạn nhắc tới nó, rồi làm mờ đối tượng đó sau khi nói xong, để người xem tập trung vào phần đang được bàn.

Hướng dẫn trên của University of California San Diego, Instructional multimedia (n.d.) dựa trên nghiên cứu học qua đa phương tiện của Mayer và của Kosslyn. Trong đó có nguyên tắc dư thừa (Redundancy Principle) của Mayer: người học thường học tốt hơn từ hình kèm lời nói so với hình kèm lời nói kèm chữ in đầy đủ. Vì thế slide không nên chép lại nguyên văn điều bạn sắp nói, và hiệu ứng làm chữ chạy từng dòng càng không nên biến thành bản chép đó.

Gợi ý của MAAS cho sinh viên là chỉ giữ hai loại hiệu ứng: cho một ý hiện ra đúng lúc nhắc, và làm nổi bật hoặc làm mờ một phần của hình. Các kiểu xoay, bay hay chuyển slide hoa mỹ thường chỉ kéo mắt người xem khỏi nội dung. Nếu phải chọn giữa đẹp mắt và rõ ý, bạn hãy chọn rõ ý.

Trả lời thẳng: Các nguyên tắc ở trên áp cho mọi công cụ, vì chúng nói về người xem chứ không về phần mềm. Dù bạn dựng slide bằng PowerPoint trên máy tính, trên điện thoại, bằng Canva hay có AI gợi ý, bạn đều kiểm cùng một danh sách: tương phản, cỡ chữ, số dòng, ý của biểu đồ và hiệu ứng.

MAAS không dựa vào nguồn nào để khẳng định tính năng cụ thể của Canva hay của các công cụ AI, nên bài này không mô tả cách bấm nút trong chúng. Điều nguồn chống đỡ được là phần tiêu chuẩn: một mẫu do công cụ nào gợi ý ra cũng nên được bạn kiểm lại bằng các mức đã nêu, chẳng hạn chữ đủ lớn, đủ tương phản và không có hình chỉ để trang trí. Công cụ gợi ý bố cục nhanh, nhưng nó không biết luận điểm của bạn là gì.

Nếu dùng PowerPoint, Microsoft (n.d.) khuyên dùng các kiểu slide dựng sẵn và chạy Accessibility Checker trước khi nộp. Khi chỉnh trên điện thoại, màn hình nhỏ che mất những lỗi như chữ quá bé hay slide quá chật, nên bạn nên mở lại bộ slide trên màn hình lớn hoặc trình chiếu thử trước khi nộp. Phần tìm hiểu cho người mới bắt đầu gói gọn trong ba thói quen: viết tiêu đề thành câu, giữ chữ ít, và kiểm Grayscale một lần cuối.

Trả lời thẳng: Bạn nên nhờ chuyên gia khi đã nắm các nguyên tắc mà vẫn vướng ở nội dung: không biết chọn luận điểm nào lên slide, không biết trình bày số liệu ra sao, hoặc cần người góp ý xem bộ slide đã bám rubric chưa. Chuyên gia đồng hành cùng bạn, còn người đứng trình bày và chịu trách nhiệm vẫn là bạn.

Dịch vụ Hỗ trợ Thuyết trình và Thiết kế của MAAS làm việc qua dàn ý, bộ slide và kịch bản nói có canh giờ. Bạn tham gia từng bước và nhận file nguồn chỉnh sửa được, rồi tự trình bày bộ slide của mình. MAAS không hứa một mức điểm chắc chắn, vì điểm do người chấm quyết định. Trước khi đặt, bạn nên đọc quy định của môn về việc nhờ hỗ trợ bên ngoài.