Cách học business operations analysis thế nào để không chỉ biết tính?

Trả lời thẳng: Business operations analysis là việc phân tích cách một tổ chức biến đầu vào thành sản phẩm và dịch vụ để tìm cơ hội cải thiện, và đây không phải tên một môn chuẩn. Wu (2020) định nghĩa operations analysis theo hướng đó, còn Đại học Kinh tế Quốc dân (2024) có môn Phân tích kinh doanh thiên về kết quả sản xuất, tiêu thụ và lợi nhuận, là một đối tượng phân tích khác.

Cụm business operations analysis không phải tên chuẩn của một môn, mà là cách gọi gộp cho kiểu phân tích mà các môn Operations Management dạy. Wu (2020), trong đề cương môn Operation Analysis tại Xavier University, viết rằng "Operations analysis is the study of operations management with the goal of identifying opportunities for improvement". Cũng đề cương đó mô tả quản trị vận hành là cách thiết kế, điều hướng và kiểm soát có hệ thống các quy trình biến nguồn lực đầu vào thành sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng bên ngoài lẫn nội bộ.

Một môn khác có tên gần giống và cũng dạy phân tích quy trình bằng con số. Nanyang Technological University (2023) đặt tên môn BE1401/BE1402 là Business Operations & Processes, trong đó có mục Introduction to Process Analysis, Little's Law and Applications cùng mục Capacity Management and Bottlenecks in Processes. Vì vậy, khi đề bài của bạn nói đến quy trình, công suất và điểm nghẽn, đề bài đang hỏi về phân tích dòng chảy công việc bằng con số.

Môn Phân tích kinh doanh ở Đại học Kinh tế Quốc dân thì khác. Đại học Kinh tế Quốc dân (2024) ghi trong đề cương điều chỉnh tháng 6 năm 2024 môn Phân tích kinh doanh, mã KTQT1107, 3 tín chỉ, với nội dung xoay quanh kết quả sản xuất, tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hai môn có tên tiếng Việt gần nhau, nhưng một môn nhìn vào dòng chảy của quy trình còn môn kia nhìn vào kết quả kinh doanh.

Phép thử nhanh dưới đây là gợi ý của bài này, không phải quy tắc của trường nào. Nếu đề cương hay đề bài của bạn có các chữ process, capacity, bottleneck hoặc throughput time thì bạn đang học hướng vận hành, và phần còn lại của bài sẽ dùng được. Bài này viết cho sinh viên học chương trình tiếng Anh, nên phần so sánh với môn trong nước chỉ để bạn nhận ra mình đang tìm đúng loại tài liệu.

Trả lời thẳng: Môn thường dạy cách tính chỉ số vận hành rồi diễn giải các đánh đổi giữa chúng. Đề cương của Nanyang Technological University (2023) trải 11 chủ đề và dành 30% điểm cho quiz, 25% cho thi cuối, 20% cho dự án nhóm, 15% cho tham gia lớp và 10% cho bài tập. Wu (2020) đặt đích cuối là trình bày và biện minh kết quả phân tích, nên con số chưa phải đích.

Nanyang Technological University (2023) kể 11 chủ đề của môn BE1401/BE1402 theo thứ tự gồm giới thiệu vận hành, phân tích quy trình kèm Little's Law, công suất và điểm nghẽn, setup và gián đoạn, hàng chờ và hệ thống dịch vụ, quản lý dự án, ứng dụng quy hoạch tuyến tính, dự báo, quản lý chất lượng, quản lý tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng. Phân tích quy trình đứng ngay đầu danh sách, nên nó là nền cho phần còn lại.

Bảng dưới đặt hai môn cạnh nhau để bạn thấy cấu trúc chung. Cột nguồn cho biết thông tin lấy ở đâu.

Cả hai môn đặt phần tính cạnh phần diễn giải. Nanyang Technological University (2023) ghi mục tiêu học tập thứ ba là "Compute key performance measures related to the tradeoffs", tức tính các chỉ số hiệu suất liên quan đến đánh đổi, và mục tiêu thứ hai là giải thích các đánh đổi chính khi thiết kế, vận hành và cải tiến. Wu (2020) ghi mục tiêu thứ năm là "Present and justify operations analysis results effectively", và đề cương này cũng cho biết bài thảo luận được chấm theo việc phân tích và diễn giải tình huống chứ không phải nhắc lại dữ kiện.

Giáo trình thì tuỳ trường. Cachon và Terwiesch (2023) trong bản thứ 5 của cuốn Matching Supply with Demand dành chương 2 cho tầm nhìn quy trình của tổ chức, chương 3 cho việc đánh giá công suất quy trình, chương 8 cho lean và chương 9 cho thời gian chờ. Bài này chỉ nêu cuốn đó như một giáo trình tham khảo về cùng chủ đề, vì MAAS không có nguồn nào cho biết trường của bạn dùng cuốn nào, và danh mục đọc thật nằm trong đề cương của bạn.

Trả lời thẳng: Sáu đại lượng là throughput time, cycle time, capacity, utilization, bottleneck và WIP. Dietl (2021) định nghĩa throughput time là thời gian một đơn vị đi hết quy trình, cycle time là khoảng cách giữa hai đơn vị ra liên tiếp, capacity là sản lượng tối đa mỗi đơn vị thời gian, và bottleneck là nguồn lực giới hạn công suất của cả quy trình.

Phần lớn lỗi trong bài phân tích vận hành bắt đầu từ chỗ trộn các đại lượng này với nhau. Bảng dưới lấy định nghĩa từ bài giảng Process Analytics của Dietl (2021) tại University of Zurich, kèm các nguồn bổ sung ở cột cuối.

Utilization là tỉ lệ giữa sản lượng thực tế mỗi đơn vị thời gian và công suất mỗi đơn vị thời gian. Dietl (2021) cho một ví dụ về công suất của một mẻ, trong đó mỗi mẻ gồm 72 đơn vị, setup mất 1 giờ và chạy 5 giờ, nên công suất là 72 chia cho 6 giờ, tức 12 đơn vị mỗi giờ. Nếu làm được 140 đơn vị trong 14 giờ thì utilization bằng 140 chia cho 12 nhân 14, tức 83,33%.

Shapiro (2013) mô tả process analysis là khả năng trả lời hai câu hỏi "How is this process doing?" và "How can it do better?", và hiệu quả của một quy trình được đo trên ba chiều là capacity, efficiency và effectiveness. Hai câu hỏi đó là khung hữu ích để bạn tự hỏi khi nhận đề, vì câu đầu cần số đo còn câu sau cần lập luận.

Trả lời thẳng: Nên học theo sáu bước, gồm vẽ quy trình, tính công suất từng bước, tìm bottleneck, tính utilization, dùng Little's Law rồi nối kết quả với mục tiêu của tổ chức. Thứ tự này là gợi ý của bài, dựa trên cách Dietl (2021) và Cachon và Terwiesch (2023) sắp nội dung từ tầm nhìn quy trình sang công suất, rồi tới hàng chờ.

Sáu bước dưới đây là gợi ý của bài này, không phải quy trình chính thức của môn nào. Mỗi bước dùng đúng nội dung đã nêu ở các phần trên, nên bạn có thể học bước sau mà vẫn kiểm được bước trước.

1. Vẽ quy trình thành các bước nối tiếp, ghi thời gian tác vụ cho từng bước. Cachon và Terwiesch (2023) đặt tầm nhìn quy trình ở chương 2, trước phần công suất ở chương 3, nên bản đồ quy trình là đầu vào cho mọi phép tính sau.
2. Tính công suất của từng bước, rồi chọn bước thấp nhất. Dietl (2021) cho biết công suất cả quy trình do bottleneck quyết định.
3. So sánh sản lượng thực tế của quy trình với công suất của từng bước để tính utilization, nhờ đó thấy bước nào đang rảnh và bước nào đang kín.
4. Dùng Little's Law để nối WIP, tốc độ ra và throughput time, rồi kiểm xem kết quả là giá trị trung bình hay giá trị tối đa.
5. Xét biến động và hàng chờ. Cachon và Terwiesch (2023) dành chương 9 cho thời gian chờ, còn Dietl (2021) có một ví dụ mô phỏng cho thấy biến động làm throughput time dài hơn tổng thời gian tác vụ.
6. Nối kết quả với mục tiêu của tổ chức. Goldratt (2018) và Shapiro (2013) đều đo một quy trình theo mục tiêu của nó chứ không theo bản thân con số.

Nếu bạn chỉ có một buổi tối trước kỳ kiểm tra, hãy làm trọn bước 1 đến 4 trên một ví dụ có số, vì từ đó bạn mới tự kiểm được mình hiểu hay chưa. Bước 5 và 6 cần nhiều thời gian hơn, nên hãy đọc đề cương xem trường bạn có đưa chúng vào phần đánh giá không.

Trả lời thẳng: Little's Law là quan hệ WIP = λ x W, nối số đơn vị đang nằm trong quy trình với tốc độ ra và thời gian ở lại của mỗi đơn vị. Dietl (2021) dùng quan hệ này để suy ra đại lượng còn thiếu, còn Little (1961) chứng minh nó với trung bình hữu hạn và quá trình dừng, nên kết quả chỉ là giá trị trung bình.

Trong bài giảng của Dietl (2021), WIP là lượng công việc dở dang, W là throughput time và λ là tốc độ ra của quy trình. Biết hai trong ba đại lượng thì suy ra đại lượng còn lại, nên công thức này hữu ích cả khi đề bài cho thiếu một dữ kiện.

Ví dụ đầu trong bài giảng đó là một lò bánh pretzel ra 10.000 cái mỗi giờ, mỗi cái cần 6 phút để nguội. Vì 6 phút bằng 0,1 giờ, khu làm nguội phải chứa 0,1 nhân 10.000, tức 1.000 cái.

Ví dụ thứ hai cho thấy giới hạn của công thức. Khoa hồi sức sau gây mê nhận 10 bệnh nhân mỗi giờ và mỗi người nằm 5 giờ, nên số giường trung bình cần có là 5 nhân 10, tức 50 giường. Dietl (2021) lưu ý rằng đây là trung bình của một quá trình ngẫu nhiên, nên có lúc số bệnh nhân vượt 50, và vì thế đúng 50 giường chưa đủ.

Little (1961) là bài báo gốc của công thức L = λW trên tạp chí Operations Research. Little (1961) chứng minh công thức khi các trung bình về thời gian giữa hai lượt đến, số đơn vị trong hệ thống và thời gian ở trong hệ thống đều hữu hạn, các quá trình ngẫu nhiên tương ứng dừng, và quá trình đến thoả điều kiện "metrically transitive" với trung bình khác không. Hàm ý cho bài làm là bạn nên ghi rõ kết quả của Little's Law là giá trị trung bình, và nếu đề bài có giờ cao điểm hay nhu cầu thay đổi mạnh thì hãy nói thêm rằng số cần dự phòng cao hơn con số trung bình. Phần dự phòng này là gợi ý của bài, vì các nguồn trên chỉ cho biết công thức cho giá trị trung bình.

Trả lời thẳng: Bottleneck là bước có công suất thấp nhất, quyết định công suất của cả quy trình, nhưng bạn nên kiểm lại khi thời gian tác vụ biến động. Goldratt (2018) định nghĩa ràng buộc là bất cứ điều gì khiến hệ thống không đạt hiệu suất cao hơn so với mục tiêu, còn ví dụ mô phỏng của Dietl (2021) cho thấy bottleneck có thể đổi chỗ.

Ví dụ ba bước trong bài giảng của Dietl (2021) cho cách đọc bảng số liệu một cách gọn. Ba bước nối tiếp có tên A, B và C, bước B là bottleneck vì thời gian tác vụ dài nhất, cycle time của cả quy trình là 5 phút, nên công suất là 12 đơn vị mỗi giờ.

Nguồn cho ba mức utilization và cycle time 5 phút là Dietl (2021). Cột cách đọc là diễn giải của bài này.

Utilization trung bình của quy trình trong ví dụ là (60 + 100 + 40) chia 3, tức 66,67%. Con số này dễ khiến người đọc nghĩ quy trình còn dư gần một phần ba, trong khi cả quy trình đã chạm trần ở bước B. Vì vậy, khi trình bày bạn nên nêu utilization của từng bước, đừng chỉ nêu mức trung bình.

Biến động làm bức tranh phức tạp hơn. Trong ví dụ mô phỏng của Dietl (2021), sáu bước có thời gian tác vụ phân bố đều từ 12 đến 18 phút, nên tổng thời gian tác vụ kỳ vọng là 6 nhân 15, tức 90 phút. Throughput time trung bình mô phỏng ra lại là 117,29 phút, vì có thời gian chờ ở các bộ đệm, và bottleneck có thể đổi chỗ liên tục.

Goldratt (2018) viết rằng ràng buộc là "anything that limits a system from achieving higher performance versus its goal", và bất kỳ hệ thống nào cũng có ít nhất một ràng buộc. Ông đưa ra năm bước tập trung để xử lý nó.

1. Xác định ràng buộc của hệ thống.
2. Quyết định cách khai thác ràng buộc đó.
3. Phụ thuộc mọi thứ khác vào quyết định ở bước 2.
4. Nâng cấp ràng buộc.
5. Nếu ràng buộc đã bị phá thì quay lại bước 1, và đừng để quán tính biến thành ràng buộc mới của hệ thống.

Từ năm bước đó suy ra một hệ quả cho bài làm, và đây là suy luận của bài này chứ không phải câu nguyên văn của Goldratt. Cải thiện một bước không phải ràng buộc không nâng được hiệu suất của hệ thống so với mục tiêu, nên trong ví dụ ba bước, thêm máy cho bước A hay C không làm sản lượng vượt 12 đơn vị mỗi giờ. Còn khi bước B được nâng cấp xong, một bước khác có thể trở thành ràng buộc mới và bạn cần tính lại.

Trả lời thẳng: Nên viết mỗi đoạn theo ba nhịp gồm số liệu, ý nghĩa với mục tiêu của tổ chức, rồi đánh đổi kèm khuyến nghị. Cách chia này là gợi ý của bài, bám vào việc Nanyang Technological University (2023) yêu cầu tính chỉ số gắn với đánh đổi và Wu (2020) yêu cầu trình bày cùng biện minh kết quả phân tích vận hành.

Nhịp thứ nhất là số liệu, gồm con số bạn tính được và nguồn của dữ kiện đầu vào. Nhịp thứ hai là ý nghĩa, tức con số đó nói gì về mục tiêu của tổ chức, ví dụ giữ thời gian phục vụ ngắn hay giữ chi phí thấp. Nhịp thứ ba là đánh đổi và khuyến nghị, nơi bạn nói rõ cải thiện chỗ này phải trả giá gì và vì sao vẫn nên làm.

Để thấy cách dùng, bạn xem đoạn ví dụ do bài này tự soạn từ các con số ba bước ở trên. Đây không phải trường hợp thật của một doanh nghiệp hay khách hàng nào, và cũng không phải đoạn để nộp, vì mỗi đề bài có dữ kiện và rubric riêng.

Quy trình ba bước có công suất 12 đơn vị mỗi giờ, do bước B quyết định vì B chạy ở 100% trong khi A chỉ ở 60% và C ở 40%. Điều đó có nghĩa là mua thêm máy cho A hoặc C không nâng được sản lượng, còn thêm công suất ở B thì nâng được cho đến khi một bước khác trở thành ràng buộc mới. Đánh đổi là chi phí đầu tư tập trung vào một bước, nên khuyến nghị cần đi kèm một giả định về nhu cầu và về mức biến động của thời gian tác vụ.

Đoạn ví dụ làm đủ ba nhịp trong vài câu và gắn khuyến nghị với một giả định rõ ràng. Giảng viên thường cần thấy bạn biết giới hạn của con số mình đưa ra, nên câu cuối về giả định là phần đáng giữ nhất.

Trả lời thẳng: Bạn dễ mất điểm ở sáu chỗ, gồm chỉ vào bước chậm nhất mà không kiểm lại, coi trung bình là tối đa, dùng công thức ngoài điều kiện, tối ưu chỗ không nghẽn, dừng ở con số và nhầm loại môn. Sáu chỗ này rút từ Dietl (2021), Little (1961), Goldratt (2018) và hai đề cương đã nêu, còn cách sửa trong bảng là gợi ý của bài.

Trong sáu lỗi, lỗi thứ năm là lỗi khó thấy nhất, vì bài vẫn có đủ phép tính và nhìn ngoài có vẻ chắc chắn. Hai đề cương Nanyang Technological University (2023) và Wu (2020) cùng đặt phần diễn giải vào mục tiêu học tập, nên một bài chỉ có con số sẽ thiếu đúng phần mà môn học nhắm tới.

Nếu tính xong mà chưa viết được nhận định, ba việc sau cho biết bạn kẹt ở phép tính, ở tình huống hay ở lập luận. Trước hết, lập bảng ba cột gồm đại lượng, cách tính và câu hỏi nó trả lời, rồi kiểm xem bạn có tự điền được mà không nhìn ghi chú. Tiếp theo, lấy một quy trình ngắn có ba bước, tính công suất và utilization từng bước, rồi viết đoạn phân tích theo ba nhịp ở trên. Cuối cùng, ghi chỗ kẹt thành một câu cụ thể như "em tính được bottleneck nhưng chưa biết nói gì về đánh đổi", vì chỗ kẹt nêu cụ thể mới nhận được câu trả lời cụ thể.

Khi ba việc đó vẫn chưa đưa bạn từ phép tính sang nhận định, trang gia sư đại học 1:1 theo môn của MAAS có thể ghép bạn với một chuyên gia đúng môn đang học. Mỗi buổi kéo dài 60 hoặc 90 phút, bạn đặt lẻ từng buổi hoặc theo gói nhiều buổi, và bản ghi buổi học được lưu trong workspace của bạn. Theo trang đó, gia sư dạy để bạn hiểu và tự làm được bài của mình, nên dịch vụ không hợp với người muốn bài được làm xong ngay trong buổi học, và MAAS không hứa một mức điểm cụ thể. Trước khi quyết định, bạn có thể đặt buổi tư vấn miễn phí 20 phút để hỏi xem dịch vụ có hợp với môn của mình không. MAAS thường ghép trong 48 giờ, nhưng khi danh sách chưa có chuyên gia học thuật phù hợp thì MAAS phải tuyển thêm và việc ghép có thể kéo dài khoảng hai tuần. Nếu gia sư được ghép chưa hợp, bạn có thể đề nghị đổi từ buổi kế tiếp.

Đọc tiếp

• BBL2033 Operations Management: assignment chấm điều gì?
• Bài OMGT2199: tiếp cận môn Operations Management ở RMIT thế nào?
• MGT4020 Global Operations Management: làm assignment thế nào?